Справка по системе ELMA ECM+
×
Меню

Задача согласования

Пользователю, которому документ отправлен на согласование, назначается Задача согласования с вложенным документом. Название задачи это тема, указанная при отправке документа на согласование (рис. 1).
Рис. 1. Задача согласования
Задача согласования содержит 5 вкладок:
Согласование – вкладка содержит 2 блока.
Блок Документы позволяет:
Блок Лист согласования, содержащий текущий лист согласования (рис. 2).
Рис. 2. Вкладка "Cогласование"
Предпросмотр – вкладка позволяет просмотреть текущую версию документа без возможности редактирования, не загружая ее на локальный компьютер. Если формат версии документа не поддерживает функцию предпросмотра, то данная вкладка не отображается (рис. 3).
Рис. 3. Вкладка "Предпросмотр"
О задаче – вкладка содержит служебную информацию о задаче: срок выполнения, автор, исполнитель, дата создания и статус задачи (рис.4).
Рис. 4. Вкладка "О задаче"
История – стандартный элемент страницы задачи. Более подробно о данной вкладке можно прочитать на соответствующей странице справки.
Трудозатраты – на данной вкладке отображаются все трудозатраты, поданные пользователями по текущей задаче. Данная вкладка отображается только в том случае, если по задаче была подана хотя бы одна трудозатрата.
Подзадачи – на данной вкладке отображаются все подзадачи, созданные в рамках данной задачи согласования. Данная вкладка отображается только в том случае, если создана хотя бы одна подзадача.
Документ – вкладка открывает карточку документа для просмотра. Для редактирования карточки документа необходимо нажать на надпись Открыть в новом окне и внести необходимые изменения (рис. 5).
Рис. 5. Вкладка "Документ"

Кнопки панели инструментов задачи согласования

Панель инструментов задачи на согласование содержит следующие кнопки:
Кнопка завершает задачу согласования со статусом Согласовано. Ее необходимо нажать после того, как пользователь ознакомился с документом и принял решение Согласовать. При нажатии кнопки будет открыта форма, аналогичная форме выполнения пользовательской задачи. Необходимо заполнить данную форму и нажать на кнопку Согласовано. В зависимости от установленных настроек поле Комментарий может быть обязательным для заполнения. Указанный комментарий будет внесен в карточку документа.  Задача завершится. В листе согласования документа будет установлен статус Согласовано напротив фамилии пользователя, выполнившего задачу
Кнопка завершает задачу согласования со статусом Отказано. Ее необходимо нажать после того, как пользователь ознакомился с документом и принял решение Отказать в согласовании документа. При нажатии кнопки будет открыта форма, аналогичная форме выполнения пользовательской задачи. Необходимо заполнить данную форму и нажать на кнопку Не согласовано. В зависимости от установленных настроек поле Комментарий может быть обязательным для заполнения. Указанный комментарий будет внесен в карточку документа. Задача завершится. В листе согласования документа будет установлен статус Отказано напротив фамилии пользователя, выполнившего задачу.
Нажатием этой кнопки пользователь обозначает начало работы над задачей. В открывшемся при нажатии окне при необходимости можно ввести комментарий и загрузить файл. Использование данной кнопки остается на усмотрение пользователя.

Создание подзадач

Для того, чтобы создать подзадачу, необходимо нажать на кнопку Действия и из выпадающего списка выбрать пункт Создать подзадачу. В открывшемся диалоговом окне (рис. 8) необходимо заполнить:
При определенных настройках подзадачи согласования не могут быть созданы для пользователей, которые уже есть в листе согласования. В таком случае на странице родительской задачи согласования будет отображено следующее уведомление (рис. 6):
Рис. 6. Уведомление о наличии пользователя в листе согласования
Если наличие дубликатов пользователей в листе согласования не запрещено, то для таких пользователей могут быть созданы подзадачи согласования. В таком случае на исполнителя будут назначены 2 одинаковые задачи согласования, и он будет продублирован в листе согласования.
Рис. 7. Форма завершения задачи согласования
Рис. 8. Окно выбора полей для переноса в подзадачу
После заполнения нажать на кнопку Ок.
После заполнения полей для переноса в подзадачу будет открыта форма создания задачи с выбранными выше полями для заполнения.
Примечание
Обратите внимание, что при создании подзадачи невозможно изменить версию документа. К подзадаче автоматически добавляется та же версия документа, которую необходимо согласовать в рамках родительской задачи. Если версия документа была изменена согласующим до создания подзадачи, к подзадаче будет прикреплена первоначальная версия документа, отправленная на согласование.
После заполнения всех требуемых полей необходимо нажать на кнопку верхнего меню Сохранить или Отправить в зависимости от выбранного типа подзадачи. Задача будет назначена исполнителю. Следует отметить, что дата завершения подзадачи ограничена сроками родительской задачи.
Все созданные подзадачи отображаются в задаче согласования на вкладке Подзадачи (рис. 9) и на вкладке Задачи карточки документа. Следует отметить, что уровень вложенности подзадач не ограничивается.
Рис. 9. Задача согласования. Вкладка "Подзадачи"
При попытке выполнить задачу, у которой имеются активные подзадачи, откроется диалоговое окно с предупреждением о наличии невыполненных подзадач (рис. 10). В случае, если нажать на кнопку Да, активные подзадачи согласования будут завершены, а простые подзадачи и подзадачи ознакомления останутся в системе. Далее откроется окно выполнения задачи.
Рис. 10. Окно "Предупреждение" подзадач простых и согласования
Лист согласования подзадач имеет отличие от листа согласования задач – в колонке "Исполнитель" появились отступы, отображающие иерархию подзадач (рис. 11).
Рис. 11. Лист согласования с иерархией подзадач

См. также:

Copyright © 2006–2019 ELMA