Справка по системе Платформа ELMA BPM
×
Меню

Конвертация документа

Конвертация документа представляет собой создание документа другого типа на основе атрибутов конвертируемого документа.
Стоит отметить, что конвертирован может быть, как один документ, так и несколько.
Для запуска конвертации одного документа необходимо в верхнем меню карточки выбранного документа нажать на кнопку Действия – Конвертировать документ (рис. 1).
Рис. 1. Кнопка "Действия – Конвертировать документ"
В том случае, если требуется одновременно конвертировать несколько документов, необходимо в папке с документами выбрать требуемые документы, после чего нажать на кнопку Выбранные – Конвертировать документы (рис. 2).
Рис. 2. Кнопка "Выбранные – Конвертировать документы"
В открывшемся диалоговом окне (рис. 3) необходимо выбрать из выпадающего списка тип документа, в который необходимо конвертировать документ, и нажать на кнопку Преобразовать.
Рис. 3. Диалоговое окно "Преобразование документов"
Перед началом конвертации будет запущен процесс поиска конфликтов преобразования (рис. 4).
Рис. 4. Поиск конфликтов преобразования
В случае обнаружения конфликтов преобразования (например, если ссылки на конвертируемый документ были привязаны к какому-либо объекту), они будут отображены в виде списка. При этом процесс конвертации не будет начат, отобразится соответствующее предупреждение (рис. 5). Для возврата к карточке документа или папке с документами необходимо нажать на кнопку Предыдущий шаг.
Рис. 5. Проблемы конвертации
По умолчанию конвертация документа состоит из двух шагов:
В том случае, если в системе было активировано приложение ELMA ECM+, процесс конвертации может состоять как из двух шагов (Атрибуты и Список документов), так и из четырех (Атрибуты, РКК, Список документов, Список РКК). Количество шагов зависит от выполняемых условий:
Перемещение между шагами осуществляется с помощью кнопок Следующий шаг и Предыдущий шаг в верхнем меню страницы или с помощью кнопок с обозначением шагов (рис. 6). Кнопка выбранного шага подсвечивается темно-желтым цветом.
Рис. 6. Кнопки с обозначением шагов

Шаг 1. Атрибуты

На данном шаге (рис. 7) необходимо заполнить соответствия конвертируемых полей документов в поля документа выбранного типа. По умолчанию слева от каждого поля установлен флажок, указывающий на полное соответствие полей при конвертации. В том случае, если данный флажок снят, то выбранное поле не будет конвертировано (его значение не будет перенесено в новый документ выбранного типа). При установленном флажке пользователь сможет вручную выбрать из выпадающего списка значение, которое будет подставлено в соответствующее поле при конвертации.
В случае, если конвертируются несколько документов, атрибуты каждого документа будут расположены в соответствующих панелях. Данные панели являются сворачиваемыми.
Рис. 7. Страница "Атрибуты"

Шаг 2. РКК

Данный шаг появляется в том случае, если активировано приложение ELMA ECM+ и выполняется одно из условий, описанных ранее.
На данном шаге (рис. 8) необходимо заполнить соответствия конвертируемых атрибутов РКК в атрибуты РКК конечного типа документа. По умолчанию слева от каждого атрибута РКК установлен флажок, указывающий на полное соответствие атрибутов РКК при конвертации, аналогично шагу 1.
Кроме того, на данном шаге в поле Регистрационный номер установлен флажок Автогенерация, который означает, что регистрационный номер будет генерироваться автоматически. Пользователь имеет возможность ввести регистрационный номер будущего сконвертированного документа вручную, для этого требуется снять флажок Автогенерация.
Соответствия конвертируемых полей документов в поля документа выбранного типа могут различаться в зависимости от условий, представленных выше.
Рис. 8. Страница "РКК"

Шаг 3. Список документов

В случае, если конвертируются несколько документов, на данной странице отображается список документов, которые будут конвертированы. С помощью кнопки можно развернуть соответствия полей, заполненных на предыдущем шаге. Для сворачивания данных полей необходимо нажать на кнопку .
Пример страницы Список документов представлен на рис. 9.
Рис. 9. Страница "Список документов"

Шаг 4. Список РКК

Данный шаг появляется в том случае, если активировано приложение ELMA ECM+ и выполняется одно из условий, описанных ранее.
В случае, если конвертируется несколько документов, на данной странице (рис. 10) отображается список РКК, которые будут конвертированы, аналогично шагу 3.
 
Рис. 10. Страница "Список РКК"
 
После того, как все шаги пройдены, для завершения конвертации необходимо нажать на кнопку верхнего меню Преобразовать.
Документы будут конвертированы, т.е. будут созданы новые документы выбранных типов на основе атрибутов конвертируемых документов. После конвертации новые
документы появляются в папке, из которой была произведена конвертация, либо будет открыта карточка документа нового типа, если конвертировался один документ.
Факт конвертации документа будет отображен в истории документа (рис. 11).
Рис. 11. История документа. Запись о конвертации документа

См. также:

Copyright © 2006–2019 ELMA