Справка по системе Платформа ELMA BPM
×
Меню

Работа с версиями через ELMA Агент

Кнопка меню ELMA Агент доступна для использования в веб-приложении ELMA в следующих местах:
Рис. 1. Раздел "Документы". Контекстное меню документа
Рис. 2. Карточка документа. Вкладка "Общая информация". Блок "Текущая версия"
Рис. 3. Карточка документа. Вкладка "Версии". Контекстное меню версии документа
Данная кнопка меню содержит выпадающий список, позволяющий выполнить следующие действия:
Набор кнопок у каждого пользователя может отличаться в зависимости от прав доступа к документу.

Блокировка и изменение версии документа

Блокировка версии документа, открываемой пользователем для редактирования, позволяет избежать конфликтов в системе ELMA при одновременной попытке нескольких пользователей внести и сохранить изменения в один и тот же документ.
Для выполнения блокировки и изменения текущей версии документа необходимо в контекстном меню документа нажать на кнопку ELMA Агент – Блокировать и изменить. Используемая версия документа приобретет статус "Заблокирована", и при наличии у пользователя локально установленного стандартного приложения для просмотра и редактирования документов текущего формата, документ будет открыт для редактирования в данном приложении. В ELMA Агенте также будет отображена информация о блокировке версии документа (рис. 4).
Рис. 4. Сообщение в ELMA Агенте о блокировке версии документа
Также данный документ может быть открыт для редактирования путем нажатия на кнопку Открыть в сообщении ELMA Агента в разделе Рабочие (рис. 5).
Рис. 5. Сообщение в ELMA Агенте о редактировании версии документа
Отменить изменения – закрытие текущей версии документа без изменений.
После окончания редактирования документа и его сохранения в ELMA Агенте в разделе Рабочие отобразится сообщение (рис. 6), в котором необходимо выбрать дальнейшее действие с данным документом.
Рис. 6. Сообщение в ELMA Агенте о возможности выбора дальнейшего действия
Сохранить – сохранение отредактированной версии документа и ее блокировки. Текущей версии документа автоматически присваивается статус "Текущая".
Примечание
Если в процессе редактирования документа у пользователя были изъяты права на редактирование документа, вместо кнопки Сохранить отобразится предупреждение "Нет прав на редактирование документа".
Отменить изменения – закрытие текущей версии документа без изменений. Блокировка также может быть снята с версии документа путем нажатия в контекстном меню документа со статусом "Заблокирована" на кнопку Разблокировать.
В случае, если при сохранении документа в ELMA Агенте отсутствовало соединение с сервером (например, произошла внеплановая остановка/перезапуск сервера или отсутствовал доступ к сети Интернет), в области уведомлений рабочего стола отобразится сообщение о возникшей ошибке при попытке сохранения документа (рис. 7).
Рис. 7. Оповещение об ошибке сохранения документа
При этом измененная версия документа не будет загружена на сервер ELMA (т.е. не будет отображена в карточке документа в веб-приложении), но останется доступной для дальнейшей работы в ELMA Агенте на вкладке Рабочие.
Для сохранения измененной версии документа на сервере необходимо: 

Изменение версии документа без блокировки

Изменение версии документа доступно пользователю без блокировки текущей версии документа. Принципы редактирования и сохранения версии документа аналогичны принципам, описанным выше.
В данном случае различие заключается только в том, что при одновременном редактировании и загрузке одной версии документа несколькими пользователями, возникнет конфликт в системе ELMA. Успешное сохранение и загрузка версии будут осуществлены только последним пользователем, сохранившим документ (т.е. изменения в версии документа будут внесены пользователем, запрос которого был отправлен на сервер последним).

Создание новой версии документа (из выбранной)

ELMA Агент позволяет создать новую версию документа на основе существующей.
Для этого необходимо в контекстном меню документа нажать на кнопку ELMA Агент – Новая версия (из выбранной). При наличии у пользователя локально установленного стандартного приложения для просмотра и редактирования документов текущего формата, документ будет открыт для редактирования в данном приложении. В файл необходимо внести изменения и сохранить их. В системе ELMA будет создана новая версия документа со статусом "Черновик". Исходная версия документа останется без изменений.

Блокировка выбранной версии документа и создание новой на основе выбранной

ELMA Агент позволяет создать новую версию документа на основе выбранной, при этом осуществляется блокировка выбранной версии – это позволяет избежать конфликтов в системе ELMA при одновременной попытке нескольких пользователей внести изменения в одну и ту же версию документа. 
Для выполнения блокировки и создания новой версии на основе выбранной необходимо выбрать пункт Блокировать и создать из меню кнопки ELMA Агент. Выбранная версия документа приобретет статус "Заблокирована", и, при наличии у пользователя локально установленного приложения для просмотра и редактирования документов текущего формата, документ будет открыт для редактирования в данном приложении. В файл необходимо внести требуемые изменения и сохранить их. В системе ELMA будет создана новая версия документа, статус новой версии будет аналогичен статусу исходной версии, в случае если исходная версия имела статус "Текущая", то новая версия документа приобретет статус "Текущая", а исходная версия документа приобретет статус "Устаревшая". Следует отметить, что исходная версия останется без изменений.

Сравнение версий документа

ELMA Агент позволяет сравнивать между собой несколько версий документов с расширением .doc и .docx.
Для сравнения нескольких версий одного документа необходимо в контекстном меню документа нажать на кнопку ELMA Агент – Сравнить. В открывшемся диалоговом окне (рис. 8) необходимо выбрать основной документ и документ для сравнения. Для начала сравнения необходимо нажать на кнопку Сравнить.
Рис. 8. Окно выбора версий для сравнения
В приложении Microsoft Word в одном окне будут одновременно открыты обе сравниваемые версии документа, а также будут отображены исправления в данных версиях. При этом открытый документ будет иметь наименование Результаты сравнения.
Следует отметить, что сравнение документов будет выполнено только при наличии у пользователя локально установленного приложения Microsoft Word.

См. также:

Copyright © 2006–2019 ELMA