Управление договорами

ELMA Договоры —
документы не должны тормозить бизнес

Документы зависают у согласующих, откладывая начало работ, поставку продукции и получение денег. ELMA ускоряет процессы создания и согласования договоров и обеспечивает контроль исполнения каждого этапа.

Узнать как

Проблемы и решения ELMA Договоры

Проблемы
  • Растягивание сроков подписания

    • Лишние внутренние согласования
    • Проверка и внесение исправлений
    • Сравнение версий договора
  • Высокая стоимость оформления

    • Время руководителей на согласование
    • Трудоемкость создания и проверки документов
    • Ошибки при переносе данных из других систем
  • Неисполнение обязательств

    • Незакрытые этапы
    • Неэффективность подразделений и сотрудников
    • Непрозрачность договорной работы
Решение

ELMA помогает сотруднику подобрать шаблон договора прямо в момент создания документа. Для ускорения работы процесс согласования оптимизируется в зависимости от содержания договора.

  • Автоматическое
    определение согласующих

    исключает потери времени на лишние согласования.

  • Цветовое кодирование
    текста договора

    помогает согласующим мгновенно определить, что изменилось в документе.

  • Совместное редактирование

    в встроенном редакторе Microsoft Word Online позволяет быстро корректировать документ.

Как работает ELMA Договоры

Процесс создания договора

Для создания договора сотруднику не нужно пользоваться Microsoft Word или другими редакторами — вся работа с документами ведется в системе.

По мере заполнения содержательной части договора, ELMA сама подбирает нужный шаблон из реестра. Ручной ввод информации минимизирован за счет интеграции с CRM, бухгалтерской и кадровой системами компании.

Возможно формирование документа сразу на нескольких языках.

Планирование процесса закупок в системе ELMA
Создание договора. Вместо того, чтобы набирать текст в Microsoft Word, сотрудник заполняет несколько полей формы, система управления договорами генерирует готовый документ
Процесс согласования договора

Система находит отличия созданного документа от шаблона типового договора. Автоматически генерируется маршрут согласования.

ELMA включает в маршрут ответственных сотрудников департаментов только в тех случаях, когда содержание изменилось, и проверка необходима. Для типового договора число согласующих будет минимальным.

Все части документа, отправляемого на согласование, раскрашиваются в соответствии с утвержденным цветовым кодом. Каждый цвет закреплен за департаментом, который отвечает за конкретную часть договора.

Согласование процесса закупок в системе ELMA
Цветовое кодирование договора. Согласующие проверяют только ту часть, которая отмечена цветом их департамента
Процесс регистрации договора

После внутреннего согласования договор регистрируется и отправляется контрагенту. Цветовой код скрывается.

Если контрагент вносит исправления, в системе выстраивается новый маршрут и ответственные сотрудники повторно согласовывают документ.

После согласования контрагентом сотрудник сканирует договор и загружает его в систему.

Автоматизация проведения процесса закупок в системе ELMA
Электронный учет на предприятии. Учет в компании отсканированных договоров
Контроль исполнения договора

Сроки и этапы работ по договору фиксируются в карточке документа. Чтобы закрыть этап сотрудники прикладывают акты выполненных работ — это упорядочивает хранение документов и облегчает поиск.

Система контролирует сроки и передает информацию о незакрытых вовремя договорах руководителям.

В режиме реального времени руководитель:
  • Видит общую картину работы с договорами.
  • Оценивает эффективность подразделений и сотрудников.
  • Принимает меры для продления договоров, закрытия этапов и исполнения обязательств.
 Отчеты для бизнеса в программе управления закупками ELMA
Контроль исполнения договора. Автоматизация в ELMA позволяет оповещать сотрудников о сроках этапов закрытия и вовремя напоминать об отсутствии бумажных оригиналов

Результаты внедрения

  • 66 %

    ускорение согласования типового договора

  • 70 %

    снижение стоимости оформления договора

  • 3 сек.

    поиск договора и закрывающих документов по контрагенту

Средние цифры для компаний, использующих ELMA

Попробуйте ELMA в деле

Оставьте заявку на демостенд.

Презентация кейса ELMA Договоры

Объясняем, как работает управление договорами в ELMA

Александра Лощёнова

Как ускорить движение договора

Любая крупная компания работает с типовыми договорами. Проблемы начинаются, когда нужно убедиться, является ли договор, пришедший на согласование, типовым на самом деле. Возможно, при создании были изменены, добавлены или удалены ключевые пункты. Обычно такой проверкой занимаются сами согласующие. Система ELMA автоматически определяет соответствие договора шаблону, не тратя время высококвалифицированных специалистов.

Александра Лощёнова Александра Лощёнова
директор по решениям ELMA

Не тратьте время на проверку контрагентов

ELMA взаимодействует с Контур.Фокус, чтобы предоставлять актуальную информацию о контрагентах перед заключением договора.
Узнать как

  • Формируйте выписку

    из ЕГРЮЛ или ЕГРИП для подтверждения дееспособности контрагента.

  • Выявляйте сведения

    о банкротстве, исполнительных производствах и судебных делах.

  • Подтверждайте информацию

    о лицензиях на виды деятельности, государственных контрактах.

Не беспокойтесь о пролонгировании отношений

ELMA своевременно передает ответственным лицам информацию о договорах с истекающим сроком действия.
Узнать как

  • Контролируйте сроки

    Система подскажет, какие контракты и соглашения организации нуждаются в продлении.

  • Принимайте решение

    ELMA отправит договор на рассмотрение руководителю до окончания срока действия.

  • Опирайтесь на твердое

    Компания работает только с действительными договорами.

Устанавливайте свои правила работы с поставщиками

Сотрудники департаментов снабжения выстраивают договорную работу с поставщиками и получают все возможности ускорения движения документов в ELMA.

Узнать как
Отчет
  • Типовые договоры

    Работайте с поставщиками по утвержденным в компании шаблонам типовых документов.

  • Гибкие маршруты

    Не тратьте время на лишние согласования. Система автоматически включит в маршрут только тех, кого нужно.

  • Контроль обязательств

    Автоматизируйте получение уведомлений об исполнении задач и завершении этапов работы по договору.

Управление договорами на предприятии с помощью BPM-платформы

Договорной документооборот ELMA реализован на BPM-платформе (Business Process Management). Работа предприятия в единой системе управления бизнес-процессами позволяет получить все главные преимущества автоматизации процессов в договорной деятельности.

  • Фокусирование на отношениях с контрагентами

    Выстраивание бизнес-процессов взаимоотношений с поставщиками, клиентами и партнерами нацелено на создание ценности для каждой стороны. Договор в документообороте компании важен, но он лишь сопровождает процесс. ELMA помогает управлять отношениями.

  • Гибкая логика согласования

    Маршруты согласования формируются в зависимости от содержания документа. Возможность строить исполняемые модели бизнес-процессов в системе позволяет автоматизировать поступление задач ответственным исполнителям.

  • Быстрое внесение изменений

    Оптимизация процессов, связанных с жизненным циклом документа, происходит непрерывно. Логика и маршруты изменяются в графическом редакторе аналитиками и пользователями, не владеющими навыками программирования.

  • Наглядность и информативность отчетов

    В системе генерируются различные виды отчетов, которые помогают анализировать ключевые параметры деятельности и выстраивать эффективный документооборот договоров в организации.

  • Интеграция в любую ИТ-инфраструктуру

    Сотрудникам нет необходимости вручную вводить данные, которые уже содержатся в других корпоративных системах — стандартные методы интеграции ELMA позволяют напрямую взаимодействовать с системами, используемыми на предприятии.

Попробуйте ELMA в деле

Оставьте заявку на демостенд.

Презентация кейса ELMA Договоры

Объясняем, как работает управление договорами в ELMA