Управление платежами

ELMA Платежи —
когда в оплате счетов компании порядок

ELMA помогает организовать работу со счетами по заявкам от сотрудников. Делает проще контроль и проведение исходящих платежей.

Узнать как
Проблемы

  • Бухгалтерия тонет в заявках на оплату

    Сотрудники отправляют счета по почте, в скайпе, приносят на бумаге. И отвлекают бесконечными вопросами, когда будет оплата.

  • Сложно организовать порядок выплат

    Хаотичность поступления заявок на оплату, а также необходимость уточнять согласования и данные, не позволяют выстроить и соблюдать единый график выплат.

  • Высокие трудозатраты на управление платежами

    Сотрудникам финансового департамента приходится тратить много времени на ежедневные проверки и согласования всех исходящих платежей.

Решение
  • Создание заявок на оплату в ELMA

    Система сама отправит счет на утверждение руководителю, а после согласования оплаты — в бухгалтерию. О смене статуса заявки и проведенном платеже придет уведомление.

  • Электронный платежный календарь

    Все согласованные заявки на оплату автоматом добавляются в платежный календарь компании. Специалистам бухгалтерии удобно просматривать и распределять счета по датам.

  • Автоматическое формирование реестра платежей

    На основании счетов, распределенных на дату оплаты, в ELMA формируется реестр текущих платежей. Его легко отправить на согласование владельцу бюджета, а также экспортировать в учетную систему.

Как работает ELMA Платежи

Создание заявок на оплату

Сотрудник запускает процесс создания заявки на оплату в ELMA и заполняет параметры платежа.

В качестве основания для платежа можно приложить договор, счет или служебную записку. А также выбрать организацию-плательщика из списка юридических лиц.

ELMA позволяет:
  • Организовать управление платежами компании по нескольким юрлицам.
  • Назначить разных согласующих лиц и владельца бюджета для каждой организации-плательщика.
  • Ускорить процесс согласования в компании.

Система автоматически отправит заявку на оплату по нужному маршруту на согласование в зависимости от того, какое юрлицо указано плательщиком.

Создание заявки на оплату в ELMA
Создание заявки на оплату в ELMA
Платежный календарь

Когда заявка на оплату согласована, система добавляет ее в платежный календарь предприятия. Это удобный инструмент для сотрудников финансового департамента, который облегчает управление платежами в организации.

В платежном календаре доступны:
  • Календарная сетка с данными о суммах и способах оплаты.
  • Список платежей, которые уже распределены на ту или иную дату и включены в шаблон платежного календаря на день.
  • Формирование документа с реестром, который можно распечатать и подписать, если необходимо.
  • Новые заявки от сотрудников в списке нераспределенных платежей.

С помощью платежного календаря специалисты по финансам могут распределять исходящие платежи по датам оплаты, выбирать способы оплаты, а также разделять платежи на несколько частей.

Пример платежного календаря предприятия
Пример платежного календаря предприятия
Реестр платежей

На основании платежей, распределенных на конкретную дату, система автоматически формирует реестр исходящих платежей. Его можно отправить на согласование владельцу бюджета перед последующей оплатой.

ELMA обеспечивает:
  • Включение в реестр текущих платежей.
  • Быстрое согласование реестра платежей с владельцем бюджета.
  • Формирование документа с реестром, который можно распечатать и подписать, если необходимо.
  • Создание файла табличной формы для переноса данных в учетную систему.

Решение включает в себя обязательный шаблон, на основе которого ELMA автоматически формирует готовые реестры платежей. После согласования реестров, а также по факту проведенных оплат, сотрудники получают оповещения в системе. Так гораздо удобнее отслеживать работу по исходящим платежам и можно исключить вопросы о статусах заявок на оплату.

Форма реестра платежей для проведения оплаты
Форма реестра платежей для проведения оплаты

Результаты использования ELMA

  • 27 %

    Ускорение процесса исходящих платежей.

  • 2 мин.

    Тратит сотрудник, чтобы отправить заявку на оплату.

  • 80 %

    Сокращение трудозатрат на лишние коммуникации.

Средние цифры для компаний, использующих ELMA

Александра Лощёнова

Как сделать проще проведение исходящих платежей

ELMA помогает организовать работу с платежами, которая часто ведется хаотично. Теперь, чтобы компания оплатила счет, сотрудники выполняют понятную последовательность действий. Система упрощает жизнь каждому участнику этой цепочки. Включая отправку заявок на оплату, ведение реестра платежей, согласование и проведение исходящих выплат.

Александра Лощёнова Александра Лощёнова
директор по решениям ELMA

Создайте единую точку входа для всех заявок на оплату

Чтобы компания оплатила счет, сотруднику достаточно создать заявку в ELMA. Система сама определит маршрут согласования, после чего внесет заявку в список платежей. О смене статуса работы по заявке сотруднику придет уведомление.

Узнать как

  • Не тратьте время на вопросы

    В заявках сотрудники сразу указывают все нужные параметры оплаты.

  • Работайте по нескольким юрлицам

    Система дает возможность выбирать организацию-плательщика по счету.

  • Упрощайте согласование заявок

    Заявки поступают в финотдел после согласования. Маршрут может быть разным согласно юрлицу.

  • Используйте электронный платежный календарь

    ELMA формирует список платежей на оплату и позволяет быстро распределять счета по датам.

  • Автоматизируйте составление реестра выплат

    Система использует реестр платежей образец и на его основе формирует готовые реестры по шаблону.

  • Быстро оповещайте сотрудников

    ELMA отправляет уведомления сотрудникам о статусах согласования и проведения платежей.

Попробуйте ELMA в деле

Оставьте заявку на демостенд.

Презентация кейса ELMA Платежи

Рассказываем, как управлять платежами в ELMA