Управление закупками

ELMA Закупки — производство ждать не будет!

Каждый раз, когда оборудование и материалы опаздывают, компания теряет деньги. Мы помогаем снабжению укладываться в планы и предоставляем топ-менеджерам удобный инструмент контроля закупок.

Узнать как

Закупки

Проблемы

Снабжение на предприятии не успевает обеспечить потребности точно в срок.

Менеджеры снабжения ошибаются из-за большого числа ручных рутинных операций. Потребности дублируются и теряются.

Производственники не могут отследить, на каком этапе находятся их заявки.

Решение

Автоматизировать расчет и контроль сроков в единой системе управления закупками.

Избавиться от ручного переноса данных, настроить интеграцию с имеющимися ИТ-решениями компании.

Добиться прозрачности движения заявки — от создания и попадания в общий план закупок до проведения и контроля результата.

Как работает ELMA Закупки

Планирование процесса закупок

Специалисты отдела снабжения получают заявку на приобретение товаров или услуг от внутреннего заказчика с указанием требуемых сроков поставки. Система проверяет корректность заполнения данных. Проведение анализа товарных запасов позволяет определить способ закрытия заявок. Потребности включаются в план. Либо автоматически запускается один из бизнес-процессов:

  • Резервирование со склада
  • Приобретение за наличный расчет
  • Замена на аналог

Анализ и планирование закупок в ELMA позволяют учитывать:

  • Заявленные потребности департаментов
  • Существующий и планируемый объем заказов
  • Производственный план
  • Остатки на складе
  • Историю закупок
  • Оборотный капитал
  • Рыночные цены
Планирование
Формирование потребности в ELMA.
Сотрудники различных департаментов компании в режиме реального времени отслеживают движение своей заявки.

Согласование процесса закупок

Для утверждения сформированных планов на приобретение товаров или услуг система запускает бизнес-процесс «Согласование плана закупок» с заданной периодичностью — раз в неделю, месяц или квартал.

В случае обнаружения недочетов, планы отправляются на доработку в рамках процесса «Доработка плана закупок». После согласования, система запускает процесс «Проведение закупок».

Согласование
Маршруты и логика согласования легко настраиваются самими пользователями в зависимости от различных факторов. Например, для крупных закупок может потребоваться согласование на более высоком уровне, а канцелярские принадлежности могут сразу уходить на оплату.

Проведение процесса закупок

После согласования плана специалист отдела снабжения формирует пакет исходной документации — создает и согласовывает в системе ТЗ, схемы, чертежи, технические и коммерческие требования.

Автоматически проводится подготовительная работа для выбранного способа проведения закупки:

  • Запрос котировок
  • Закупка у единственного поставщика
  • Запрос предложений
  • Конкурс
  • Аукцион
Планирование
Автоматизация проведения закупок.
При организации конкурса:
  • Система сигнализирует о старте закупочной процедуры.
  • Размещает информацию на ЭТП или рассылает приглашения отобранным участникам.
  • Подводит итоги и определяет победителей.

Контроль процесса закупок

Чтобы компаниям было удобно управлять закупочной деятельностью, ELMA генерирует отчеты:

  • По планам закупок
  • Текущим закупкам
  • Закрытым заявкам

Руководитель может посмотреть любой запущенный в системе бизнес-процесс закупки. Автоматизация закупок в ELMA позволяет контролировать:

  • Среднее время подготовки планов по ответственным сотрудникам
  • Cреднее время проведения конкурентной процедуры по специалистам тендерного отдела
  • Среднее время проведение закупки у единственного поставщика
  • Количество переторжек за квартал
Планирование
Контроль закупок. В любой момент времени работа отдела снабжения прозрачна для внутренних заказчиков и управляема со стороны руководителя отдела.

Результаты внедрения

  • 98 %

    потребностей приходят точно в срок

  • 40 %

    ускорение процесса закупок

  • 10 %

    экономии за счет более качественного планирования

Средние цифры для компаний, использующих ELMA

Демонстрация управления закупками ELMA

В ролике мы рассмотрим пример работы снабжения: Подача заявок / Включение потребностей в план / Резервирование со склада / Согласование заявки / Конкурентная процедура / Подведение итогов / Построение отчетов для бизнеса

Чтобы посмотреть видео, заполните форму

Александра Лощёнова

От чего зависит эффективность снабжения

Наша практика внедрений показывает, что главными направлениями, определяющими результативность снабжения на предприятии, являются работа с поставщиками, отношения с внутренним заказчиком и контроль складских запасов. ELMA обеспечивает управляемость по каждому из этих направлений.

Александра Лощёнова
директор по решениям ELMA

Управляйте взаимоотношениями с поставщиками

В ELMA Закупках вы можете оценивать сотрудничество с поставщиками для минимизации рисков срыва сроков.
Узнать как

  • Используйте рейтинг поставщиков

    В системе управления закупками, оценивается каждый контакт с поставщиком.

  • Проводите многофакторный выбор поставщиков

    Выбирайте ключевые параметры и находите самые выгодные варианты сотрудничества.

  • Исключайте перекупщиков, доходите до производителей

    Система позволяет анализировать поставщиков и работать только с теми, кто создает ценность.

Настраивайте кроссфункциональное взаимодействие

Внутренние заказчики видят движение своих заявок и соответствие ожидаемым срокам в режиме реального времени.
Узнать как

  • Сделайте закупки сервисом

    Обеспечивайте операционную деятельность без задержек, превосходя ожидания.

  • Автоматизируйте свою методологию

    ELMA настраивается под удобный способ работы отдела снабжения и гарантирует прозрачность процессов.

  • Планируйте и проводите закупки централизованно

    Обеспечивайте внутреннего заказчика лучшими предложениями поставщиков.

Отчеты для бизнеса в ELMA Закупках

Оценка поставщиков
Своевременность обеспечения потребности Детализация по департаментам компании Номенкалтура за период

Отчет

Контролируйте складские запасы

Оборудование и материалы вовремя приходят на рабочие места, а не заполняют складские помещения.
Узнать как

  • Контролируйте движение запасов

    ELMA выстраивает эффективное управление запасами за счет анализа их движения и формирования рекомендаций.

  • Исключайте дублирование заказов

    Прозрачность процесса управления закупками препятствует скоплению излишков запасов на складах.

  • Устанавливайте страховой запас

    Система создает базу для принятия решений по непрерывному обеспечению потребностей компании.

Переходите на полностью цифровые взаимоотношения

Интеграция с ERP

Получение количества, цены и описания текущих потребностей из производственных систем.

Получение данных о складских остатках и резервах в разрезе номенклатур.

Резервирование товаров на складе.

Получение информации о контрагентах.

Создание первичных документов.

Интеграция с ERP

Взаимодействие с ЭТП

Автоматическое размещение на ЭТП всей закупочной документации, сроков проведения и дополнительных условий согласованного тендера.

Автоматическая загрузка заявок и предложений участников с ЭТП в ELMA.

Публикация протокола определения победителя на ЭТП.

Взаимодействие с ЭТП

Безбумажный документооборот

Скорость работы с документами.

Гибкая настройка маршрутов согласования.

Быстрый поиск по ключевым параметрам.

Генерация отчетов для федеральных органов контроля.

Безбумажный документооборот

Демонстрация управления закупками ELMA

В ролике мы рассмотрим пример работы снабжения: Подача заявок / Включение потребностей в план / Резервирование со склада / Согласование заявки / Конкурентная процедура / Подведение итогов / Построение отчетов для бизнеса

Чтобы посмотреть видео, заполните форму