ELMA ECM: Штамп с подписью на внутренних документах

12 августа 2014

Не все клиенты, использующие в своей компании систему ELMA, применяют ЭЦП. Это связано с дополнительными расходами на содержание ключей на электронных носителях, а также на поддержку соответствующей инфраструктуры.

Тем не менее, зачастую возникают ситуации, в которых необходимо минимизировать работу руководителей с бумажными носителями: если документ подписан электронно в ELMA, реальная повторная подпись на документах вызывает разумный вопрос: почему я должен делать это дважды?

Безусловно, для ряда документов, таких как Договоры, Акты и т.д. в любом случае придется поставить подпись и печать организации, но для внутренних документов компании мы предлагаем другой вариант: автоматическая простановка штампа-подписи на документах.

Данный функционал реализован в рамках модуля расширения документооборота ELMA. Выглядит это просто: если для типа документа установлен признак формирования штампа-подписи, то в случае наличия версии и подписи документа, появляется кнопка загрузки «Документ со штампом»

При ее нажатии происходит автоматическое преобразование версии документа в формат PDF и простановка штампа-подписи.

В настоящий момент, штамп генерируется по фиксированному шаблону. В дальнейшем планируется использование внешних шаблонов для штампа, указания позиционирования на листе, расширение шаблонов версий документов.

В качестве шаблонов на текущий момент доступны документы в формате Word (doc и docx), чего в большинстве ситуаций достаточно для работы с документами.

Таким образом, применение данного функционала позволяет:

  1. Исключить двойное подписание руководителями документов – достаточно оформить (если требуется) соответствующее распоряжение по компании о легитимности данного штампа.

  2. При внешнем аудите компании, как показала практика, документы с такими штампами принимаются аудиторами и не вызывают дополнительных вопросов.

Разработчик решения: R&M Group, Серебряный партнер ELMA

За дополнительной информацией по установке компонента просьба обращаться в R&M Group.