Рассмотрим основные этапы внедрения, которые следует выполнить при выстраивании процессов и BPM системы. Данные этапы должны выполняться соответствующей командой, и управляться на хорошем уровне.
Введение
Несмотря на сложность области внедрения, существуют универсальные рекомендации, которые используют хорошие команды, ориентированные на управление бизнес-процессами и внедрение системы автоматизации процессов. Главное – уделить достойное внимание каждому из описанных этапов, и выбранная методология управления уже не будет привносить негативных факторов в проект.
Итак, какие этапы проекта внедрения BPMS следует учитывать?
-
Изучение и планирование;
-
Проектирование и описание процессов;
-
Настройка (разработка);
-
Анализ результатов.
Как видим, любимой всеми исполнителями разработки уделён всего один этап, и это один из самых маловажных элементов внедрения процессного подхода и автоматизации процессов. Если команда не подготовится ко внедрению, настройка будет произведена бессистемно и бесцельно, что сделает проект пустым по сути. Если же команда (или заказчик) забудет об анализе результатов внедрения – то проект будет бесполезным с точки зрения бизнес-заказчика, а, значит, и рынка.
Внимательный читатель, думаю, заметил в этапах пресловутый цикл Шухарта-Дёминга, раскроем его подробнее для проекта внедрения BPMS.
Изучение и планирование
Цели этапа
На этом этапе команда должна зафиксировать:
-
Набор процессов, которые затронет проект;
-
Набор метрик для каждого процесса;
-
Текущие значения метрик процессов;
-
Бизнес-цели по каждому процессу (значениях метрик или качественных состояниях).
Определение бизнес-процесса
В проекте внедрения главное для команды – это процесс, из процессов составляются контуры, но не наоборот – ведь часто можно заметить, что выделяются «процессы департамента» или «процессы такого-то ответственного». Процессы должны быть полностью определены как основа для изучения и последующего выстраивания. Чтобы полностью описать процесс, следует выполнить все задачи его изучения.
Задачи технического плана:
-
Описать предполагаемый путь движения процесса (WorkFlow);
-
Выявить все события (внутри и вне процесса), которые на него влияют;
-
Зафиксировать все связи процесса с другими (существующими или проектируемыми);
-
Формализовать все точки технической интеграции;
-
Обсудить техническую информацию с владельцем процесса и ключевыми участниками проекта, учесть их дополнительные требования и информацию.
Задачи проектного плана:
-
Определить детальный план внедрения процесса;
-
Дать оценку для реализации и набора рисков.
Задачи архитектурного плана:
-
Понять место процесса в архитектуре проектируемой системы;
-
Дополнить архитектуру связями и точками интеграции процесса;
-
Презентовать изменения в архитектуре ключевым участникам проекта.
Задачи плана бизнеса:
-
Выявить ключевые метрики процессов;
-
Зафиксировать состояние метрик на момент старта проекта.
Результаты
Результатом этапа изучения и планирования будут:
-
Список процессов проекта внедрения;
-
Описание AS-IS процессов и их текущих метрик;
-
Совокупный план проекта.
Проектирование и описание процессов
Цели этапа
В рамках этапа проектирования уже выделенные и изученные процессы выстраиваются в картину TO-BE с учётом привнесённых требований и планируемых к улучшению метрик, после чего оформляется полноценное задание на внедрение.
Ключевые элементы этапа
-
Каждый процесс становится артефактом, состоящим из описания течения процесса в некоторой нотации, его метрик и набора изменений, которые приведут к достижению бизнес-целей (новых состояний метрик). Сформированная картина сети процессов и станет «картиной TO-BE»;
-
Формируется техническое задание на внедрение, содержащее архитектурные требования, – основа для работы технических специалистов;
-
Формируется набор точек связей процессов вне проектируемой системы – её входные и выходные каналы, а также набор точек интеграции;
-
Выделяются и привязываются к процессам артефакты реального бизнеса – документы, массивы данных;
-
Документация готовится поэтапно, каждый элемент обсуждается с ключевыми участниками проекта и владельцами процессов, «принимается» ими.
Результаты
Результатом этапа становится достаточная документация для этапа разработки (настройки), обычно – в виде технического проекта или технического задания.
Настройка BPMS
В рамках данного этапа используется произвольная методология разработки, которая позволяет преобразовать подробное описание спроектированной системы в реальное ПО. Особых требований, за исключением учёта нестандартной ролевой модели на стороне заказчика, здесь нет.
Анализ
Данная фаза может начинаться как до завершения проекта – с опытной эксплуатации, так и после сдачи проекта – с промышленного использования. Внедрение BPMS не приносит сиюминутных результатов, и, в зависимости от стека, целевые метрики будут достигаться от нескольких месяцев до нескольких лет.
Потому, команда внедрения должна подготовить инструменты для анализа результатов проекта и пройти некоторые стандартные шаги:
-
Пройти опытную эксплуатацию и получить «одобрение» от пользователей – без их поддержки система не будет работать;
-
Документировать новую систему для её использования и развития в будущем;
-
Предоставить средства для автоматического (или полуавтоматического) мониторинга метрик, зафиксированных на первом этапе, даже если ранее они собирались по косвенным данным.
Заключение
Выполнение командой внедрения ключевых этапов, описанных в этой статье, позволит достигать при выстраивании бизнес-процессов и внедрении BPMS наилучших результатов, особенно в сравнении с классическими приёмами проектного управления.
