Как администрировать показатели и эффективность в компании с помощью информационной системы

Введение

Управление ключевыми показателями эффективности деятельности предприятия (далее Показатель эффективности) – это инструмент менеджмента, актуальность которого в последнее время только возрастает.

Как работает предприятие в целом и его отдельные подразделения? Развивается предприятие или стагнирует? Справедливо ли распределены затраты фонда оплаты труда по сотрудникам предприятия? Где скрывается потенциал компании? Эти и множество других вопросов привлекают внимание высшего менеджмента компаний. Ответы на них кроются в данных управленческой и бухгалтерской отчетности предприятия.

Поэтому любой руководитель имеет выбор: работать с данными на уровне периодических отчетов или внедрить систему управления показателями, которая сделает деятельность предприятия прозрачной.

Именно об автоматизации системы управления показателями пойдет речь в данной статье.

Построение системы показателей эффективности

Показатели эффективности отражают деятельность предприятия, поэтому первый шаг автоматизации системы показателей – моделирование организационной структуры компании.

Рис.1 Моделирование организационной структуры компании

На этом шаге стоит сконцентрировать внимание на отделах (департаментах), показатели которых будут измеряться. Система не накладывает каких-либо ограничений на сложность организационной структуры и на возможности ее детализации. Таким образом, в любой момент организационная структура может быть уточнена или детализирована. Моделирование организационной структуры с помощью графического инструмента может быть выполнено аналитиком, работающем в компании.

Концепция быстрого старта и простоты использования системы ELMA предоставляет возможность сразу после моделирования организационной структуры перейти к построению модели показателей.

Рис.2 Построение иерархической модели показателей

При моделировании по каждому показателю следует обратить внимание на:

  • Логику расчета значения показателя. Система ELMA позволяет реализовать гибкую калькуляцию/расчет плановых и фактических значений показателей;

  • Взаимосвязь показателей. Взаимосвязь обеспечивает иерархическую зависимость показателей;

  • Матрицу ответственности по показателю. Данный функционал обеспечивает связь организационной структуры (бизнес-единиц, отделов, сотрудников) и модели показателей;

Рис.3 Настраиваемые источники данных

Необходимо обеспечить работу системы показателей в режиме реального времени. Это значит, что в систему ELMA должны своевременно попадать данные из множества источников для расчета значений показателей.

Инструментарий ELMA по сбору данных гарантирует то, что источниками данных могут быть практически любые информационные системы, используемые на предприятии.

После запуска системы показателей эффективности в эксплуатацию работа компании становится прозрачной.

Рис. 4 Показатели эффективности работают в режиме реального-времени

Ценность системы показателей эффективности относительно системы отчетов очевидна: руководство компании может «охватить одним взглядом» большее множество взаимосвязанных показателей без детального/сложного анализа отчетных данных. Режим реального времени гарантирует актуальность предоставляемой руководству картины деятельности предприятия.

Рис.5 Карточка показателя

Стандартные функции системы ELMA позволяют работать с отдельными показателями: анализируя их тренды в разрезе плановых и исторических значений, обсуждать значение показателей, а также ставить задачи сотрудникам компании в разрезе показателей.

Мотивация сотрудников

Построение и автоматизация системы показателей дают возможность руководству компании «оглядеться», т.е. оцифровать работу компании и отдельных ее подразделений. Появляется инструмент измерения, который показывает объективную картину работы предприятия.

Следующий вопрос, который встает после построения системы показателей: «Как можно изменить их значения? Что для этого необходимо сделать? Как повлиять на ситуацию?».

Здесь не обойтись без мотивации сотрудников, отвечающих за определенные показатели. Другими словами, ответственные сотрудники должны прилагать усилия, чтобы изменить текущие значения показателей.

Система ELMA поддерживает матрицы эффективности сотрудников, которые являются базовым элементом построения системы мотивации.

Рис.6 Матрица эффективности сотрудника

Матрица эффективности в режиме реального времени показывает на сколько успешно или эффективно работает сотрудник, а значение эффективности за период используется при расчете бонуса сотрудника за период.

Важно, что матрица эффективности может учитывать 5 параметров работы сотрудника:

  • Значения показателей, за которые отвечает сотрудник;

  • Оценки руководителей;

  • Фактические трудозатраты по исполнению задач, в том числе и проектных;

  • Коэффициент исполнительской дисциплины, показывающий какой процент задач был выполнен вовремя;

  • Достижение SMART-задач.

Предлагаемый системой ELMA инструмент расчета эффективности сотрудника является гибким и сбалансированным. Он может учитывать не только «сухие числа» значений показателей, но и субъективные оценки руководителей и движение сотрудника вперед по достижению SMART-задач. Мы считаем, что это важно, учитывая специфику РФ.

Рис.7 Динамика эффективности сотрудника

Более того, руководитель получает возможность оценить динамику эффективности сотрудника, т.е. тренд полезности сотрудника для компании.

Следующий шаг. Переход к целевому управлению

После того, как построена и автоматизирована система показателей и «проброшена» мотивация на сотрудников компании руководитель получает работающий инструмент управления компанией, который освобождает время руководителя. ТОП-менеджмент предприятия получает возможность сконцентрироваться на развитии, т.е. работать с целями компании.

Система ELMA обладает функционалом работы с целями.

Рис.8 Построение модели целей компании

Система позволяет оцифровать цели компании, связать их между собой, спланировать мероприятия (задачи), которые необходимо выполнить для достижения цели, и добавить измерители (показатели) достижения целей.

Работа с целями замыкает управленческий контур: текущие показатели –> мотивация сотрудников -> направления развития компании -> достижение желаемых показателей.

Выводы

Построение и автоматизация системы показателей приводит к следующим эффектам:

  • Работа компании становится прозрачной. Без понимания того как кто работает сложно принимать управленческие решения, тем более двигаться вперед;

  • Сотрудники компании понимают, что результат их работы виден руководству. Именно, не бурная деятельность, а результат;

  • Сотрудники – это ценный актив компании. Многие из них готовы прилагать усилия, чтобы компания достигала лучших результатов. Эти усилия не останутся незамеченными. Отстроенная и автоматизированная система мотивации мобилизует потенциал компании;

  • Развитие компании и достижение целей становится измеримым, а кто не стоит на месте – тот побеждает.

Компания ELMA, как производитель программного обеспечения, делает конструктор, который позволит Вам сделать систему «под себя». Начинать стоит с самой простой модели, система позволит Вам ее постоянно улучшать. Вы легко это можете попробовать, скачав бесплатную демо-версию ELMA KPI.



#УправниеПоказателями(KPI) #Статьи #РазвитиеБизнеса #KPI_и_мотивация_сотрудника
Ольга Лялина

Ольга Лялина

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос