Этапы выстраивания процессов при проектировании BPM системы

Рассмотрим основные этапы внедрения, которые следует выполнить при выстраивании процессов и BPM системы. Данные этапы должны выполняться соответствующей командой, и управляться на хорошем уровне.

Введение

Несмотря на сложность области внедрения, существуют универсальные рекомендации, которые используют хорошие команды, ориентированные на управление бизнес-процессами и внедрение системы автоматизации процессов. Главное – уделить достойное внимание каждому из описанных этапов, и выбранная методология управления уже не будет привносить негативных факторов в проект.

Итак, какие этапы проекта внедрения BPMS следует учитывать?

  1. Изучение и планирование;

  2. Проектирование и описание процессов;

  3. Настройка (разработка);

  4. Анализ результатов.

Как видим, любимой всеми исполнителями разработки уделён всего один этап, и это один из самых маловажных элементов внедрения процессного подхода и автоматизации процессов. Если команда не подготовится ко внедрению, настройка будет произведена бессистемно и бесцельно, что сделает проект пустым по сути. Если же команда (или заказчик) забудет об анализе результатов внедрения – то проект будет бесполезным с точки зрения бизнес-заказчика, а, значит, и рынка.

Внимательный читатель, думаю, заметил в этапах пресловутый цикл Шухарта-Дёминга, раскроем его подробнее для проекта внедрения BPMS.

Изучение и планирование

Цели этапа

На этом этапе команда должна зафиксировать:

  1. Набор процессов, которые затронет проект;

  2. Набор метрик для каждого процесса;

  3. Текущие значения метрик процессов;

  4. Бизнес-цели по каждому процессу (значениях метрик или качественных состояниях).

Определение бизнес-процесса

В проекте внедрения главное для команды – это процесс, из процессов составляются контуры, но не наоборот – ведь часто можно заметить, что выделяются «процессы департамента» или «процессы такого-то ответственного». Процессы должны быть полностью определены как основа для изучения и последующего выстраивания. Чтобы полностью описать процесс, следует выполнить все задачи его изучения.

Задачи технического плана:

  • Описать предполагаемый путь движения процесса (WorkFlow);

  • Выявить все события (внутри и вне процесса), которые на него влияют;

  • Зафиксировать все связи процесса с другими (существующими или проектируемыми);

  • Формализовать все точки технической интеграции;

  • Обсудить техническую информацию с владельцем процесса и ключевыми участниками проекта, учесть их дополнительные требования и информацию.

Задачи проектного плана:

  • Определить детальный план внедрения процесса;

  • Дать оценку для реализации и набора рисков.

Задачи архитектурного плана:

  • Понять место процесса в архитектуре проектируемой системы;

  • Дополнить архитектуру связями и точками интеграции процесса;

  • Презентовать изменения в архитектуре ключевым участникам проекта.

Задачи плана бизнеса:

  • Выявить ключевые метрики процессов;

  • Зафиксировать состояние метрик на момент старта проекта.

Результаты

Результатом этапа изучения и планирования будут:

  • Список процессов проекта внедрения;

  • Описание AS-IS процессов и их текущих метрик;

  • Совокупный план проекта.

Проектирование и описание процессов

Цели этапа

В рамках этапа проектирования уже выделенные и изученные процессы выстраиваются в картину TO-BE с учётом привнесённых требований и планируемых к улучшению метрик, после чего оформляется полноценное задание на внедрение.

Ключевые элементы этапа

  • Каждый процесс становится артефактом, состоящим из описания течения процесса в некоторой нотации, его метрик и набора изменений, которые приведут к достижению бизнес-целей (новых состояний метрик). Сформированная картина сети процессов и станет «картиной TO-BE»;

  • Формируется техническое задание на внедрение, содержащее архитектурные требования, – основа для работы технических специалистов;

  • Формируется набор точек связей процессов вне проектируемой системы – её входные и выходные каналы, а также набор точек интеграции;

  • Выделяются и привязываются к процессам артефакты реального бизнеса – документы, массивы данных;

  • Документация готовится поэтапно, каждый элемент обсуждается с ключевыми участниками проекта и владельцами процессов, «принимается» ими.

Результаты

Результатом этапа становится достаточная документация для этапа разработки (настройки), обычно – в виде технического проекта или технического задания.

Настройка BPMS

В рамках данного этапа используется произвольная методология разработки, которая позволяет преобразовать подробное описание спроектированной системы в реальное ПО. Особых требований, за исключением учёта нестандартной ролевой модели на стороне заказчика, здесь нет.

Анализ

Данная фаза может начинаться как до завершения проекта – с опытной эксплуатации, так и после сдачи проекта – с промышленного использования. Внедрение BPMS не приносит сиюминутных результатов, и, в зависимости от стека, целевые метрики будут достигаться от нескольких месяцев до нескольких лет.

Потому, команда внедрения должна подготовить инструменты для анализа результатов проекта и пройти некоторые стандартные шаги:

  1. Пройти опытную эксплуатацию и получить «одобрение» от пользователей – без их поддержки система не будет работать;

  2. Документировать новую систему для её использования и развития в будущем;

  3. Предоставить средства для автоматического (или полуавтоматического) мониторинга метрик, зафиксированных на первом этапе, даже если ранее они собирались по косвенным данным.

Заключение

Выполнение командой внедрения ключевых этапов, описанных в этой статье, позволит достигать при выстраивании бизнес-процессов и внедрении BPMS наилучших результатов, особенно в сравнении с классическими приёмами проектного управления.

Михаил Саратов

Михаил Саратов

Заместитель директора ELMA

Читайте также

pic

Узнайте, какое решение ELMA оптимально для вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонокЗадать вопрос