Какая стратегия управления компанией – лучшая? Как сделать бизнес более эффективным? Это ключевые вопросы, которые волнуют всех собственников бизнеса и топ-менеджеров предприятий.
Сегодня мы поделимся своим опытом и расскажем о преимуществах процессного подхода к управлению средним и крупным бизнесом.
Три кошмара менеджера
Небольшая компания, у руля которой находится сам основатель, как правило не испытывает трудностей с организацией взаимодействия межу сотрудниками. Сложные задачи решаются быстро, так как специалистам легко связаться, встретиться и обсудить детали. Руководитель действует в связке с персоналом, мотивирует сотрудников и направляет их работу на достижение организационных целей.
По мере того как компания растет, численность персонала увеличивается вместе с количеством все новых и новых рабочих задач. В итоге топ-менеджеры средних и крупных предприятий сталкиваются с тремя основными проблемами:
-
Производительность труда
Чем больше штат, тем больше барьеров возникает, когда необходимо состыковать работу нескольких отделов предприятия. Один специалист в командировке, другой занят на важном проекте, в итоге решать срочные задачи становится все сложнее.
Все всегда предельно заняты. Когда одному подразделению необходимо привлечь ресурсы из другого отдела компании – это выливается в проблему. При этом, чем больше штат, тем сложнее контролировать, чем именно занят конкретный специалист в течение дня. Никто не застрахован от предприимчивых лентяев, которые «под шумок» работают все меньше или не работают совсем.
-
Развитие компании
Еще вчера вы были единственной компанией, кто гарантировал доставку в срок. Сегодня это делают все ваши конкуренты. Рынок меняется, и задача менеджмента компании идти в ногу с реалиями, а еще лучше опережать их.
Можно сколько угодно озвучивать новые планы, принимать управленческие решения и ставить новые цели. Ничего не изменится, если люди продолжают работают по-старому.
Если изменять сложившиеся схемы работы долго и дорого (типичная ситуация для среднего и крупного бизнеса, ведь многие рабочие процессы в них автоматизированы с помощью ИТ-систем), то компания либо вообще откладывает развитие, либо реализует только малую часть.
-
Увеличение ценности для потребителя
Ценность продукта или услуги формируется в ходе основного бизнес-процесса компании. Того, что генерирует прибыль. У среднего и крупного бизнеса он обычно так или иначе уже автоматизирован.
Например, компания добилась конкурентного преимущества в соблюдении сроков доставки товара клиенту, когда автоматизировала отгрузки с помощью ERP. Гарантия соблюдения сроков имеет высокую ценность для потребителя, но теперь это делают все конкуренты.
Менеджмент и маркетинг, посовещавшись, решают – давайте введем постгарантийное обслуживание. Сегодня это мало кто делает, и это важно нашим клиентам. Хорошо, но в ERP это не предусмотрено. И тут менеджмент вновь упирается в проблему развития компании.
Чтобы реализовать новую ветку в системе нужны и время, и деньги. В итоге эффективное управленческое решение тормозится, так как под него еще нужно найти ресурсы. Реализуется частично, а значит далеко не так эффективно, как это могло бы быть, либо откладывается вовсе. Вместо улучшения процесса компания пытается заставить клиентов действовать в соответствии со своими собственными правилами.
BPM-система реализует принципиально иной способ управления процессами предприятия
1. Взаимодействие между сотрудниками
Процессный подход к управлению бизнесом позволяет связать функции отдельных специалистов или отделов компании в единый рабочий процесс.
Процесс представляет собой последовательность действий, которые выполняют специалисты компании для достижения конкретного результата – например, своевременной доставки произведенного товара клиенту. Он четко определяет роли и обязанности каждого участника процесса. Маркетинг, снабжение, производство, логистика, бухгалтерия и другие отделы работают в связке.
Дублирование функций, борьба за ресурсы устраняются. Будучи частью одного процесса, специалисты сотрудничают в целях достижения более высоких результатов всего бизнес-процесса.
2. Автоматизация
BPM система позволяет сократить количество ручных операций, которые выполняют участники процесса, за счет автоматизации человеко-ориентированных задач. Система автоматически отправит сформированный договор на согласование нужным специалистам, сгенерирует документ по шаблону, а заявка на закупку сырья поступит в отдел снабжения только после согласования руководителем. Не нужно ничего уточнять и перепроверять. В задаче уже есть вся информация, необходимая для ее выполнения.
Пример задачи «Согласовать документацию» в процессе проведения тендера
3. Контроль и мониторинг
BPM-система осуществляет сбор и автоматический расчет показателей бизнес-процессов и ключевых показателей эффективности работы сотрудников (KPI).
-
Уведомление о просрочке выполнения задач процесса.
-
Возможность посмотреть, на каком этапе выполнения процесс находится в данный момент.
-
Сводные отчеты по исполнительской дисциплине.
-
Возможность связать показатели эффективности с системой мотивации сотрудников и расчетом заработной платы.
Управленческий контур «Выручка по компании»
Контроль KPI сотрудников
Контроль текущего этапа процесса
4. Непрерывное улучшение
Система реализует концепцию непрерывного улучшения процессов, направленного на:
-
увеличение ценности для потребителя;
-
достижение новых стратегических целей компании;
-
оптимизацию ресурсов и увеличение производительности бизнес-процесса.
Последовательность операций процесса легко изменить. Для этого не потребуется привлекать программистов и даже останавливать работу BPM-системы.
ИТ-система не сдерживает, а способствует развитию предприятия.
BPM-система охватывает весь бизнес-процесс. Логика совместной работы отделов компании содержится в одной информационной системе.
-
Вы контролируете метрики и показатели эффективности по всему бизнес-процессу, а не его части. Можете выявить узкое место процесса и перераспределить ресурсы, чтобы повысить эффективность работы.
-
Вам легко изменить логику работы процесса – например, ввести постгарантийное обслуживание для своих клиентов. Внедрять новое ИТ-решение или вкладываться в доработку функционала не потребуется.
При этом BPM-система легко интегрируется с другими системами автоматизации бизнеса, которые уже используются на предприятии. Это важно, так как если один участок процесса – например, управление отгрузками – отлично работает в ERP, ломать и переносить его в BPM иногда не имеет смысла. А вот все остальные участки процесса, начиная от привлечения потенциальных клиентов до постгарантийной поддержки, можно автоматизировать в BPMS.
Таким образом, BPM-система позволяет вам не только контролировать работу компании, но и повысить ее эффективность. Система делает процессы прозрачными и управляемыми. Собственники и управленцы компаний получают возможность непрерывного развития бизнеса в соответствии с постоянно меняющимися условиями конкурентной среды и потребностями рынка.
