На вебинарах проекта «Бизнес-процессы для больших» мы рассказываем о приемах и технологиях управления крупными компаниями. Среди последних тем — признаки проблемного бизнес-процесса. Мы привели 5 типовых маркеров, в жизни их может быть больше. Берите на вооружение и оптимизируйте работу своих предприятий.
1. Неестественная фрагментация процесса
Отдельные участки бизнес-процесса выстроены и автоматизированы, однако часть операций выполняется в ручном режиме. В итоге работа ведется сначала в одной ИТ-системе, потом переключается на ручные операции, затем продолжается в той же или другой системе. Такой способ организации процесса мы называем лоскутной автоматизацией.
Проблемы:
-
Сотрудникам из разных департаментов приходится дополнительно уточнять сведения и получать согласования для выполнения операций по процессу.
-
Ручной ввод / сверка данных съедают время и несут риски ошибок.
-
Из-за пробелов в автоматизации и применения разрозненных ИТ-систем сложно контролировать весь бизнес-процесс от старта до завершения.
2. Система стремится к безопасности
В ходе работы формируются избыточные запасы процесса. Когда исполнители не знают, сколько будет заказов на продукт или услугу, они держат определенное количество товаров, материалов или ресурсов про запас.
Запасы процесса — это одна из трех базовых метрик, которые позволяют получить первичную информацию о том, как работает тот или иной бизнес-процесс. Избыток запасов снижает экономический потенциал компании. Это сигнал к тому, что процесс нужно улучшать.
-
Запасы офисных процессов (количество транзакции, которые сейчас находятся в работе) обусловлены их низкой производительностью.
-
Запасы материалов вызваны неэффективным процессом планирования и/или производства.
-
Незавершенное производство (всегда есть, но его нужно минимизировать) связано с неэффективностью производственных процессов.
-
Запасы готовой продукции обусловлены слабыми процессами прогнозирования.
-
Запасы цепочки поставок вызваны неэффективностью процессов SCM.
-
Дебиторская задолженность — это запасы процесса расчета с клиентами компании.
3. Большой уровень бюрократии
Этот признак встречается у большинства компании с штатом в 500+ сотрудников.
Факторы, замедляющие бизнес-процесс
-
Избыточные согласования, которые носят характер проверки перед инициацией работ (решается, должна ли компания выполнить конкретный экземпляр процесса).
-
Вовлечение в работу контролера, который следит за ходом операций. Он требует отчетов и анализа работы — его деятельность не формирует добавленной ценности, при этом замедляет исполнение процесса.
-
Принятие решений в рамках процесса, когда руководитель отменяет его исполнение или пускает процесс по другой ветке. При этом часть операций уже выполнена, на что были затрачены время и ресурсы.
-
Контроль рисков компании, связанный с деятельностью сотрудника, который следит за результатом процесса. Он также может вернуть бизнес-процесс на начальные этапы или зациклить исполнение.
4. Много переделок и повторений
Ситуация, когда в ходе бизнес-процесса задачи многократно возвращаются исполнителям для доработки, исправления, сверки. В среднем на такие переделки может уходить до 30% рабочего времени сотрудников. Это приводит к значительной потере эффективности процесса.
5. Чрезмерная сложность процесса
Если офисные процессы слишком сложные, их нужно менять. Четко выстроенный бизнес-процесс стремится к простоте. Со временем в любую работу вносятся изменения согласно интересам разных исполнителей и департаментов — добавляются новые условия, проверки, транзакции и согласования. Если ваши процессы обросли избыточными операциями, стоит обратить на них внимание.
Есть простой способ выявить, какие операции бизнес-процесса можно улучшить, а какие стоит исключить. Это не требует сложных вычислений. Достаточно взглянуть на каждую задачу глазами исполнителя и оценить ее по 4-м простым аспектам: получение информации, принятие решения, действие и отклик. Подробнее о том, как провести такой анализ, читайте в статье .
