Как работает система управления проектами?

ELMA Проекты+ представляет собой удобное комплексное средство, предназначенное для контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов.

Проекты являются не типовыми задачами, требующими сложного взаимодействия различных подразделений, и состоят при этом из последовательности этапов. Выполнение таких задач может состоять из десятков задач более мелких. Над ними работают десятки, сотни и даже тысячи сотрудников организации.

При выполнении проектов особую важность имеют три составляющие:

  • Качество конечного продукта, соответствующее заранее определенному уровню;
  • Сроки, в которые выполняются все работы;
  • Бюджет, в который необходимо уложиться.

Управление проектами — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками.

В целом, управление проектами включает в себя следующую деятельность:

  • Определение требований проекта;
  • Определение четкой и достижимой цели;
  • Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени и стоимости;
  • Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников;
  • Контроль за соответствием хода выполнения проекта заранее определенным планам. Корректировка хода выполнения проекта в соответствии с возможными отклонениями.

Управление проектом – задача менеджера проекта; задача, нетривиальная, требующая от специалиста большого опыта, знаний и нередко также интуиции. Конечно, никакая компьютерная система в полной мере пока не способна полностью заменить хорошего менеджера проекта, однако такая система может стать для него хорошим помощником и обеспечивать единое информационное пространство для решения рутинных задач (например, таких как построение диаграммы Ганта), чтобы у менеджера оставалось больше времени на решение нетривиальных задач.

Приложение ELMA Проекты+ представляет собой удобное комплексное средство, предназначенное для контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов.

Основные функции приложения ELMA Проекты+ позволяют эффективно решать следующие задачи:

  • Управление сроками выполнения проекта;
  • Организация единого информационного пространства по проекту;
  • Коммуникации между участниками проекта;
  • Управление бюджетом проекта;
  • Информирование участников проекта о ходе его выполнения;
  • Управление рисками проекта.

Календарное планирование проекта

Система представляет качественный инструмент календарного планирования, который позволит управлять сроками и объемами исполнения проекта. Календарный план ELMA совместим с календарным планом MS Project.

Диаграмма Ганта
Критический путь
Интеграция MS Project и ELMA Проекты +

Сформировать и опубликовать календарный проекта можно двумя способами:

1. Вручную. Прямо в системе ELMA создать необходимые задачи, определить иерархию, последовательности, настроить связи между задачами, определить исполнителей и т. д.

2. Импортировать из файла MS Project. Система постарается «угадать» по фамилиям исполнителей по каждой из задач для автоматического назначения этих задач.

В любом случае, в итоге получаем план проекта. Его можно представить в виде диаграммы Ганта.

В готовом плане вы можете в один клик мыши перейти к любой задаче и получить всю подробную информацию по ее исполнению: переписку исполнителей, обмен документами, файлами и т. д. - страница каждой задачи проекта содержит историю.

В режиме редактирования прямо внутри системы ELMA вы сможете быстро и просто изменять план без лишних действий - просто перемещайте задачи по диаграмме при помощи мыши, рисуйте связи между задачами, отмечайте проценты выполнения задач (если ранее это не сделали сами исполнители).

Кстати, мы предусмотрели удобные инструменты мониторинга календарного плана: на диаграмме сразу виден статус задач: выполненные, просроченные, в работе. Есть и дополнительные инструменты. Например, в один щелчок мыши можно построить критический путь:

Внешне наш календарный план похож на план из MS Project: такой же набор атрибутов задач, иерархия и т. п.

Это не случайно – план ELMA и план MS Project являются совместимыми. Вы можете загрузить календарный план из MS Project, а затем в любой момент план проекта можно снова выгрузить в файл MS Project (например, для многостраничной печати).

Более того, система позволяет корректировку плана и повторную его загрузку без потери статусов задач.


Организация единого информационного пространства

Менеджер проекта получает в лице приложения ELMA Проекты+ удобную среду, в которой все необходимые для управления проектом инструменты находятся в одном месте.

На одной странице приложения отображается следующая информация:

  • Общая информация о проекте. Список участников, основные даты, статус.
  • Календарный план и задачи проекта. В списке наглядно видно, какие задачи выполняются в данный момент, какие уже были выполнены, какие просрочены, у каких подходит к концу срок выполнения. Щелкнув мышью по названию задачи, можно просмотреть ее.
  • Комментарии участников и обсуждение работ. Лента сообщений, содержащая переписку по проекту.
  • Бюджет проекта. Информация о доходах и расходах проекта и построенному на их основании финансовому результату.
  • Документация. Содержит список документации по проекту: это могут быть всевозможные договоры, акты, технические задания и т. д. Общая база документов имеет разграничения прав доступа, чтобы только нужные участники проекта имели возможность просматривать их.
  • Риски проекта. Потенциальные проблемы проекта, пути их предотвращения, минимизации и устранения. Важно постоянно держать в голове риски проекта, чтобы в случае их возникновения быть полностью готовым эффективно минимизировать и устранить последствия.

Вся эта информация, представленная на странице проекта, отображается в виде портлетов – небольших информационных окон – состав, порядок и расположение которых можно настроить произвольно. Для получения более подробной информации по тому или иному вопросу (например, по бюджету), достаточно щелкнуть мышью по заголовку портлета. В этом случае открывается отдельная страница, содержащая информацию по вопросу в полном объеме.

Общая информация по проекту в ELMA (Часть 1)
Общая информация по проекту в ELMA (Часть 2)

Отслеживание выполнения календарного плана

Приложение ELMA Проекты+ ставит задачи исполнителям в соответствии с планом проекта. Каждому исполнителю – свой набор задач. Отслеживание выполнения календарного плана осуществляется в режиме реального времени.

Отслеживание выполнения календарного плана в ELMA

Когда исполнитель приступает к решению задачи, он делает отметку в системе о начале работы. В процессе работы он может редактировать процент выполнения работ. После завершения задачи в проекте ставится соответствующая отметка. В плане проекта завершенные задачи выделяются как зачеркнутые, задачи, по которым есть опоздание - красным, задачи, над которыми ведется работа – зеленым. В плане также проставляется процент завершения работ.

В системе предусмотрено построение диаграммы Ганта, позволяющей наблюдать графическое представление плана проекта:

Таким образом, программа ELMA позволяет менеджеру контролировать ход управления проектом и всегда видеть актуальное состояние дел.


Коммуникации в проекте

Система предоставляет удобные механизмы для выстраивания коммуникаций между участниками проектов. При этом особое внимание уделяется вопросам оперативности информационного обмена в сочетании с высоким уровнем безопасности потенциально конфиденциальной информации.

Зачастую для эффективного выполнения задач проекта требуется качественно организовать коммуникации между его участниками. В системе ELMA продуман механизм для таких коммуникаций. Пользователи могут посылать друг другу сообщения по проекту и общаться в лентах сообщений. Кроме того, к сообщениям они могут прикреплять документы и файлы.

Сообщения отображаются на специальном портлете в карточке проекта. Там же можно их комментировать. Таким образом, вся деловая переписка по проекту сохраняется в одном месте.

Если у участника проекта есть тема для обсуждений – он просто бросает сообщение в ленту сообщений. Все нужные пользователи системы мгновенно его увидят, кто должен – прокомментирует. При этом комментарии также увидят все нужные пользователи. Это очень похоже на общение в Facebook – так же удобно, но только сообщения видят исключительно нужные сотрудники организации – от посторонних глаз переписка надежно скрыта.

Деловая переписка по проекту

Контроль бюджета проекта

Приложение ELMA Проекты+ позволяет вести постатейный контроль поступлений и платежей в рамках проекта. Для каждого проекта формируется набор статей и позиций, формируются плановые цифры, и по фактическим документам идет учет фактических цифр.

Контроль бюджета проекта
Контроль платежей в рамках проекта в ELMA

Фактические значения дохода и расхода оформляются как документы в системе ELMA. Их можно посылать на согласование, ознакомление или по маршруту. Таким образом, бюджет проекта представляет собой не безликие цифры – в любой момент можно просмотреть не только движение средств, но и узнать, какие сотрудники причастны к этим процессам и ответственны за них. Предусмотрены различные варианты отображения бюджетной информации.

В проектах внедрения возможно внедрение процесса заявки на выделение средств в разрезе проектных статей и завязка этого процесса на бухгалтерию. Поступление средств в бюджет проекта также может выполняться в рамках бизнес-процесса. Таким образом, занесение информации в бюджет проекта системы ELMA осуществляется автоматически. Для проектных компаний это позволяет ускорить расчеты с подрядчиками, контролировать их и тем самым ускорять общий ход проекта. А руководителю проекта это дает возможность в любой момент времени посмотреть фактические затраты и текущие платежи на согласовании и оплате в разрезе проекта.


Ограничение доступа к коммерческой информации

Приложение ELMA Проекты+ позволяет гибко разграничивать доступ к информационным ресурсам проекта (общей информации по проекту, документам, бюджетной информации). Доступ к этим ресурсам получат только те участники, которые должны иметь к ним доступ для выполнения своих непосредственных обязанностей в рамках проекта.

В рамках выполнения проектов его участники могут работать с колоссальными объемами самой различной информации. Эта информация может составлять коммерческую или иную тайну; при сумбурной организации проектных работ может иметь место утечка информации, ее нежелательное разглашение.

Система предусматривает гибкие настройки доступа, предоставляя пользователям все необходимое для исполнения своих обязанностей и ограничивая в доступе ко всей излишней во всех смыслах информации.

Настройки доступа в проекте

Управление рисками

Риски проекта хранятся в едином списке на карточке проекта – он всегда находится на виду у менеджера. Каждому риску при создании выставляется определенный приоритет, подчеркивающий его важность и потенциальную опасность.

Риски проектов

При работе с проектом очень важно предусмотреть максимум возможных сложностей, которые потенциально могут случиться в ходе его выполнения и негативно повлиять на реализацию проекта. Приложение ELMA Проекты+ имеет удобный инструмент управления рисками проекта.

Риски проектов могут быть разрешены, когда в приложении ELMA Проекты+ им будут сопоставлены некоторые действия или мероприятия, устраняющие или минимизирующие эффект влияния риска на результаты проекта.