Управление договорами

ELMA: Управление договорами предназначено для эффективной и комфортной работы с договорами на протяжении всего их жизненного цикла. Автоматизированные процессы создания, согласования, учета и поиска документов сокращают время работы с договорами в несколько раз.

Типы договоров

Все договоры в организации условно можно разделить на два потока. Это входящие договоры, то есть договоры от внешних контрагентов на поставку услуг или товаров, и исходящие – договоры, по которым сама компания поставляет товары или услуги.

Каждый из этих типов обрабатывается по- разному, в системе предусмотрены для них разные сценарии работы.

Работая с исходящими договорами, система позволяет решить проблему закрытия документов и их этапов. При работе со входящими договорами - обеспечивает своевременное исполнение задач по договору и их контроль.

Типы договоров

Управление исходящими договорами

Основной проблемой при работе с исходящими договорами является контроль их исполнения. Сложность заключается в том, что закрыть договор не всегда получается из-за отсутствия закрывающих документов по нему. Фактом закрытия договора является наличие его актов.
Система ELMA решает эти вопросы, а именно: напоминает о наличии или отсутствии актов (этапов), а также уведомляет о сроках исполнения, тем самым обеспечивая контроль исполнения всех обязательств по закрытию исходящего документа.

Создание и формирование пакета

Создание и формирование пакета

Как правило, исходящие договоры формируются не по одному, а пакетами.

Создать пакеты в системе ELMA очень просто. Если есть готовые договоры на руках, то нужно просто загрузить их в систему, в ином случае - пакет надо сформировать автоматически. Для этого пользователю достаточно указать в полях формы данные, которые требуется подставить в документ, а система сама на их основании сгенерирует готовый набор документов по шаблону.

Согласование

Согласовать документ можно нажатием одной кнопки «Согласовано». В случае отказа, исходящий документ можно быстро отредактировать. Удобнее просто добавить новую версию и сделать исправления в режиме правки или прикрепить примечания к пунктам договора. Также можно сначала сохранить черновик договора, поправить документ и после этого приложить новую версию.

Такой подход позволит быстро сориентироваться во всех изменениях и ускорить процедуру согласования.

Согласование

Регистрация и подписание исходящего договора

Регистрация и подписание исходящего договора

Прежде чем отправить подписанный договор, его нужно зарегистрировать. Гибкие настройки системы позволяют регистрировать документ в зависимости от того, какие правила работы с договорами существуют в компании.

После отправки зарегистрированного исходящего договора контрагенту, он должен вернуться уже подписанным. Бумажная версия договора сканируется и вводится в систему. Это и будет последняя официальная версия договора, которая больше не подлежит изменениям.

Работа с этапами

На карточке договора можно создавать нужные этапы и определять их сроки. Впоследствии пользователи будут отчитываться системе по факту работы с договорами: закрывать этапы договора и сам договор. При этом от них потребуется прикладывать соответствующие акты закрытия работ. Вся эта информация хранится в одном месте и может быть легко просмотрена в дальнейшем.

Система ELMA выполняет контроль сроков и незакрытых договоров, поэтому заинтересованные лица будут всегда в курсе, как продвигается работа с договорами.

Работа с этапами

Контроль исполнения исходящего договора

Контроль исполнения исходящего договора

Договор считается закрытым тогда, когда закрыты актами все его этапы. Настроенные в системе функции контроля могут в любой момент времени сообщить пользователю об этапах закрытия и их сроках, а также напомнить об отсутствии бумажных оригиналов.

Для просмотра исполнения договоров в системе существуют различные реестры: реестра незакрытых договоров, реестр незакрытых этапов, реестр «Акты» и др.


Управление входящими договорами

При работе со входящими договорами можно столкнуться с трудностями исполнения задач, которые поступили от руководства при рассмотрении документа. Если процесс уведомления не автоматизирован, то передача поручений по договору может затянуться, а сам договор потеряться. Что, естественно, отражается на сроках завершения входящего документа.
В системе ELMA есть ряд готовых инструментов контроля над входящими договорами. Можно получать уведомления о поставленных задачах, тем самым обеспечивая и контролируя своевременное исполнение поручений по договору.

Создание

Для ввода документа в систему необходимо создать новый документ «Входящий договор». Это может быть, как электронный вариант договора в офисном формате, так и скан договора, если он пришел в бумажной форме.

После создания документ, как правило, отправляется по заданному маршруту согласования.

Создание

Согласование

Согласование

Для согласования входящего договора достаточно нажать кнопку «Согласовано». При отказе – нужно приложить протокол разногласий. Такой документ уже предусмотрен в системе. Необходимо его заполнить и отправить вместе с договором на доработку.

Регистрация

Подписанный с двух сторон договор необходимо отсканировать и сохранить в системе. Документ начинает официально существовать с момента его регистрации и присвоения ему регистрационного номера.

Зарегистрировать документ можно в один клик мыши. Регистрационный номер формируется автоматически.

Регистрация

Контроль исполнения

Контроль исполнения

ELMA: Управление договорами имеет ряд готовых инструментов контроля над входящими договорами. Система позволяет отмечать закрытые договоры нажатием одной лишь кнопки.

Для контроля бумажных экземпляров, сроков завершения, актов по входящим договорам созданы реестры. Особенно значимым является реестр срочных договоров, который содержит весь перечень договоров с истекающими сроками. Благодаря такому реестру закрытие документов происходит в срок, что положительно сказывается на взаимоотношении с контрагентами.

Настройка работы с договорами через бизнес-процессы

Для удобства работы с договорами удобно использовать бизнес-процессы. В Дизайнере ELMA при активном приложение «ELMA: Управление бизнес-процессами», можно найти два референсных бизнес-процесса: «Входящий договор» и «Исходящий договор». Они являются хорошими примерами для создания собственных бизнес-процессов, адаптированных для работы в условиях конкретной организации

Настройка работы с договорами через бизнес-процессы