Электронный документооборот

ELMA ECM+ - это решение для организации внутрикорпоративного электронного документооборота. Решение построено на платформе ELMA BPM, что позволяет, наряду со стандартными процессами документооборота, реализовать сквозные бизнес-процессы компании.

Организация электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота – это перевод обращения документов из бумажной формы в электронную. Все действия, столь понятные и привычные при работе с бумагой, реализуются в электронной форме.

Набор этих действий (процессов) хорошо регламентируется Европейским стандартом для систем электронного документооборота MoReq2. Согласно этому стандарту для перевода в электронный вид необходимо реализовать следующие базовые процессы: создание, движение, хранение, поиск, отображение, обеспечение безопасности и т.д. Этот подход систематизирует процедуру внедрения. Он позволяет разбить весь поток на отдельные части. Для ряда документов и документопотоков уже есть стандартные решения, которыми стоит воспользоваться.

Контур ЭДО

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов.
Подробнее >>

Управление договорами

Управление договорами позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов.
Подробнее >>

Внутренние документы

Раздел Внутренние документы организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии.
Подробнее >>

Согласование счетов

Раздел Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов.
Подробнее >>


Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, что позволит быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.


Функции СЭД

Системы класса ECM содержит ряд функций, необходимых для быстрой реализации электронного документооборота в компании.

Штрих-кодирование

Работа со штрих-кодами позволяет реализовать функцию быстрого поиска документов в электронном архиве по бумажной копии. Сканер считывает штрих-код и система быстро находит документ внутри системы.
Подробнее >>

ЭЦП (Электронно-цифровая подпись)

Для формирования криптографической защиты при работе с электронными документами в базовой поставке ELMA ECM+ идет «Электронно-цифровая подпись».

Поиск / Полнотекстовый поиск

В ELMA ECM+ реализованы функции поиска по атрибутам документов и реализован полнотекстовый поиск по загруженным документам. Механизм полнотекстового поиска поддерживает морфологию русского языка.


Гибкая настройка СЭД

Одной из важных функций СЭД является возможность гибкой подстройки под процессы компании, в которой СЭД внедряется. Вот неполный перечень компонентов СЭД, которые подлежат настройке.

Маршруты документов

Типы документов

Для построения структурированного хранилища документов в ELMA ECM+ можно конструировать различные типы документов. Каждый тип документа обладает собственными особенностями поведения: набором атрибутов, внешним видом карточек, маршрутами и т.д.

Шаблоны документов

Для генерации документов и пакетов документов по шаблону в ELMA ECM+ разработан механизм шаблонов. Шаблоны могут составляться в офисном формате (MS Word, MS Excel). Для формирования шаблонов есть возможность использовать циклы, условия.

Номенклатура документов

Номенклатура документов определяет каким образом документы группируются в дела. При создании документа он по определенным правилам попадает в дело, что облегчает дальнейшую обработку и поиск документов.

Реестры документов

При настройке приложения администратор может быстро сформировать реестры документов. Это могут быть такие реестры как «Неоплаченные счета», «Просроченные договоры», «Необработанные входящие» и так далее. Это делается быстро и мышкой.

Маршруты движения документов

«Мышкой» настраиваются и маршруты движения документов. Для этого используется базовый для ELMA механизм управления бизнес-процессами. Для приложения ECM+ создан большой набор блоков по работе с электронными документами – подписание, согласование, ознакомление с документами и так далее.


Дополнительные возможности

Внешние приложения удачно дополняют возможности ELMA ECM+.

Мобильные приложения

Для ELMA ECM+ разработаны мобильные приложения для iPhone, iPad и смартфонов на базе ОС Android.

Мобильные приложения содержат блоки Входящих задач, Контроль и Ленту. Поддерживаются все функции работы с электронными документами – Согласование, Подписание, Рассмотрение и так далее.
Подробнее >>

ELMA Agent

Еще одним полезным приложением ELMA является ELMA Agent. Это небольшое приложение, которое устанавливается на компьютер (поддерживаются Windows, Mac OS, Linux).

ELMA Agent оповещает о событиях в системе, обеспечивает работу с Лентой и позволяет удобно работать с электронными документами (в том числе редактировать их on-line).

MS Outlook plug-in

Plug-in для MS Outlook позволяет создавать задачи по входящим письмам, создавать документы из вложений. Приложение интегрировано в MS Outlook.

Мобильное приложение