Внутренние документы

Приложение ELMA ECM+ поддерживает весь процесс документооборота служебной записки, приказов и прочих видов внутренних документов: создание, согласование, регистрация, ознакомление, подписание, контроль исполнения и хранение в системе.

Служебные записки

Для работы с внутренними документами в системе ELMA обычно создается специальный процесс «Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить длительные этапы согласования документов. Создание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов - все автоматизировано и представлено в электронном виде.

Создание служебной записки

ELMA ECM+ позволяет быстро сформировать служебные записки на основании существующих шаблонов. Благодаря гибкости настроек шаблонов и полей, исключается возникновение ошибок, которые могли бы появиться при использовании бумажного документооборота.

Создание служебной записки

Согласование и принятие решения

Согласование и принятие решения

Главная цель этого этапа – принятие решения о целесообразности дальнейшего движения документа по маршруту.

Документ можно согласовать либо отклонить, объяснив причину. Гибкая настройка шагов согласования позволяет сделать это автоматически. Согласующему не нужно волноваться о передаче документа другому лицу.

Исполнение и контроль

На основе служебной записки можно создавать поручения по документу и отправлять их исполнителям. Для того, чтобы постановщик задач мог отслеживать их исполнение, в системе реализованы инструменты контроля такие, как оповещения и удобная фильтрация электронных реестров.

Исполнение и контроль

Приказы

В отличие от создания служебной записки, приказы требуют определенных правил их составления. И даже, если приказ составлен правильно, то его дальнейшее движение от одного лица к другому может занять много времени. Это, естественно, отражается на контроле исполнения работ по приказам. Cистема ELMA позволяет решить все эти проблемы при помощи уже настроенных шаблонов маршрутов движения приказов, а также инструментов исполнения контроля.

Подготовка приказов

Подготовка приказов

Система позволяет настроить шаблоны для разных типов приказов. Пользователю остается только заполнить поля шаблона, которые будут отражены в форме.

Использование шаблонов сокращает время заполнения документа, а также снижает количество ошибок при вводе данных.

Согласование и подписание приказов

Для согласования приказов разрабатываются маршруты, которые так или иначе включают всех участников процесса. Таким образом, каждый участник точно знает о своих действиях в этой цепочке. При такой, четко организованной процедуре, принимать решение по приказу можно максимально быстро, не теряя времени на формальности

При согласовании документ попадает на подпись, в ином случае указывается причина отказа: что не устроило в текущей формулировке.

Согласование и подписание приказов

Регистрация приказов

Регистрация приказов

Следующий этапом после согласования документа является его регистрация. При вводе документа в систему от секретаря потребуется лишь указать необходимые реквизиты регистрации документа, и приказ автоматически получит свой номер в деле.

Ознакомление

Информировать о приказе можно несколькими способами: отправить его на ознакомление, исполнение или сделать рассылку.

Отправляя приказ на ознакомление, система автоматически формирует лист ознакомления.

Лист ознакомления содержит таблицу данных, в которой отображены все пользователи, получившие документ для ознакомления. В таблице можно видеть статус задачи для каждого пользователя, дату ознакомления и комментарии.

Ознакомление

Гибкие настройки системы ELMA позволяют быстро создать формы, шаблоны, процессы и по остальным внутренним документам.