Матрицы эффективности в системе мотивации

Мотивация – это побуждение сотрудников к достижению целей компании при соблюдении своих интересов. Очень важно, чтобы все сотрудники компании понимали, что только при достижении целей компании могут быть достигнуты цели сотрудника.

Многие компании применяют комплексную оценку с использованием различных инструментов. В системе ELMA существует инструмент  Матрица эффективности, который объединяет в себе различные критерии оценок. В ней для сотрудника приводится расстановка приоритетов между критериями (весами показателей и другими).

Матрица эффективности – это набор показателей, SMART-задач, экспертных оценок и трудозатрат, по которым оценивается эффективность работы сотрудника на предприятии в течении определённого периода (месяц, квартал, год).

Матрица эффективности создается в Web-части системы ELMA для каждого сотрудника из соответствующего Шаблона.

Шаблон матрицы эффективности – это структурированный набор компонентов матрицы эффективности, для определённой должности.

Рассмотрим пример постановки целей и оценки результатов работы для менеджера по продажам в компании. В этом примере сотрудник оценивается по персональному показателю Поступление денежных средств, простому показателю Просроченная дебиторская задолженность, SMART –задаче У партнера должна быть 1 сделка в месяц, оценке руководителя Командность в работе и исполнительской дисциплине. После оценки весов показателей, исполнительской дисциплины, оценок эффективности были установлены базовые, нормативные и целевые значения. В конце месяца выполнена оценка фактических результатов, рассчитаны индексы KPI и коэффициент эффективности сотрудника.

Создадим шаблон этого примера, для этого нужно:

  1. Права на создания шаблона. Права раздаются в разделе Администрирование – Показатели – Общие настройки доступа – Доступ к разделу "Шаблоны матрицы эффективности".
  2. Добавление шаблона. Для этого нужно зайти в раздел Показатели – Шаблон матрицы эффективности и нажать кнопку Добавить шаблон:

 Откроется окно:

Это базовый шаблон, который мы наполняем под каждую роль (должность) индивидуально. Подробнее о создание шаблона можно прочесть в справке.

Наполнение шаблона Матрицы эффективности для сотрудника отдела продаж:

  1. Указываем название: Шаблон для сотрудников отдела продаж.
  2. Периодичность: Месяц.
  3. Добавляем Сотрудников этого отдела:

4. Включаем Шкалу. Она определяет цвет коэффициента эффективности, его статус в портлетах Я и Сотрудники

Общий размер шкалы 100%. Двигая ползунки по шкале, можно определить границы статусов – до какого количества процентов статус будет отображаться нашем случае до 39% красным (плохим), до 85% желтым (допустимым) и оставшиеся 100% зеленым (хорошим).

5. Добавим в матрицу Показатели. Выбираем ключевые показатели эффективности должности или пользователя, по которым будет оцениваться работа сотрудника в предстоящем месяце (квартале). Состав показателей определяется с учетом текущей ситуации и задач предприятия (подразделения), решаемых в этот период. Часть показателей для данной должности может оставаться постоянной «на все времена», но в общем случае состав показателей может частично обновляться. При этом важно помнить о том, чтобы состав показателей был сбалансированным. В матрицу могут входить и простые/персональные показатели, и простые/персональные метрики. Для того чтобы была возможность добавления показателей, они должны быть заранее созданы в дизайнере. Подробнее о создании показателей можно прочесть в статье: https://www.elma-bpm.ru/kb/article-554.html).

Укажем опцию Включить:

Добавим показатели Поступление денежных средств, Просроченная дебиторская задолженность

Определяем вес показателей ― коэффициенты важности показателей. Веса отражают приоритеты в работе сотрудника исходя из текущих приоритетов деятельности предприятия и подразделения:

Если матрица эффективности состоит из одних только показателей, то сумма весов всех показателей должна быть равна 100%. Если в матрице есть еще какие-то разделы: SMART-задачи и/или Оценки эффективности и/или Исполнительская дисциплина, то сумма весов всех разделов должна быть равна 100%.

Включим SMART-задачи – это цель, которая стоит перед сотрудником, как правило, на месяц. SMART-задачи пользователи могут создавать друг другу, и каждый пользователь может создать SMART-задачу сам себе в своей матрице эффективности, чтобы зафиксировать поставленные перед ним цели на месяц и всегда их видеть в матрице. Каждый пользователь может видеть поставленные ему SMART-задачи в Матрице эффективности и в разделе Задачи среди всех остальных задач. Подробнее о  создании SMART-задачи можно прочесть в справке по системе.

SMART-задачи в шаблоне не создаются, но задаются их Веса.

Веса SMART-задач можно вводить несколькими способами: Вручную, Автоматически по плановым трудозатратам, Автоматически по фактическим трудозатратам. В выпадающем списке выберите, каким способом будут вычисляться веса SMART-задач:

В примере SMART-задача У партнера должна быть 1 сделка в месяц веса вводятся вручную, будут ограничены сверху и нельзя превышать это ограничение:

Зададим вес всех SMART – задач 10%:

При создании SMART-задачи из Матрицы эффективности вес будет указываться:

Включим Оценки.

Часто эффективность работы нельзя оценить показателями или SMART-задачами, а можно только как-то оценить работу человека – поставить какую-то оценку его работы за прошлый месяц в процентах или баллах. Оценки – это чисто субъективная величина, зависящая только от субъекта(часто руководитель), который проставляет оценки. Для этого в матрице эффективности добавляются оценки.

Установим флажок Включить:

В примере руководитель будет оценивать сотрудника, как он участвовал в выполнении командного плана оценкой Командность в работе:

Также проставляется вес каждой оценки в процентах:

Оценки  руководителем (субъектом) проставляются несколькими способами:

  •  В начале месяца приходит задача пользователю, который проставляет оценку, она выглядит слудуюущим образом:

 

Зайдем под тем пользователем, который проставляет оценку, в раздел Показатели – Показатели – Оценки. Страница раздела выглядит следующим образом:

В этом случае оценку можно поставить и за текущий месяц, но задача в начале следующего месяца все равно придет, уже с проставленными оценками.

Включим Исполнительскую дисциплину.

Еще одним из возможных методов оценки является исполнительская дисциплина. Появляется  возможность посмотреть, сколько задач было поставлено, сколько выполнено в срок и сколько просрочено. Установите флажок Включить, если хотите, чтобы в матрице эффективности отображался раздел Исполнительская дисциплина, в котором показывается сколько задач в текущем месяце сотрудник выполнил в срок, а сколько просрочил. По этим данным считается процент исполнительской дисциплины. Укажите также вес этого раздела в матрице эффективности в процентах. В примере вес исполнительской дисциплины составляет 25%:  

Готовый шаблон сотрудника отдела продаж  выглядит так:

Теперь зайдем в систему ELMA любым сотрудником из отдела продаж и посмотрим Матрицу эффективности этого сотрудника. Матрица эффективности выглядит следующим образом:

Эффективность составляет 80,46%, обозначена желтым цветом(допустимо) в соответствии со шкалой. Складывается она из показателей "Просроченная дебиторская задолженность" (сотрудница поработала не очень хорошо: по факту сократила только 50%, эффективность составляет 5%) и "Поступление денежных средств" (здесь выполнение по факту – 100%, а по плану – 110%, эффективность составляет 45,46%). SMART-задача еще не выполнена, и её фактическая эффективность на данный момент составляет 0%. Руководитель выставил оценку 100%, то есть сотрудница отлично работает в команде, эффективность – 5%. Исполнительская дисциплина тоже выполнена на все 100%: было поставлено 2 задачи, и они выполнены в срок, эффективность – 25%.

Результат: если снизить дебиторскую задолженность еще на 50% и ускорить заключения сделок у партнеров, а также если остатки денежных средств поступят в соответствии с планом, то эффективность сотрудницы отдела продаж составит 100%. Начальник отдела и сама сотрудница видят, на что нужно обратить внимание для достижения 100-процентной эффективности.