Регистрация документа

Регистрация документа – это создание регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа и присвоение документу регистрационного номера.

Регистрация подтверждает факт создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу.

Для организации регистрации документа необходимо в Дизайнере ELMA создать и настроить все типы РКК.

Регистрационно-контрольная карточка документа (РКК) – это объект, обладающий определенным набором атрибутов (полей), содержащих регистрационные реквизиты документа – реквизиты, которые присваиваются документу в момент регистрации, например, регистрационный номер, место и дело регистрации и т.д.

В системе ELMA существуют четыре базовых типа регистрационно-контрольных карточек: Входящие, Исходящие, Внутренние, Договоры.

Рисунок 1. Вкладка Дизайнера ELMA «Документооборот» в режиме «РКК»

Работа с типами РКК аналогична настройке типов документов, за исключением того, что для форм РКК недоступно использование Конструктора форм. Часто никаких действий с настройками РКК не производится, а используются системные настройки.

После настройки типов РКК необходимо создать и настроить формы для РКК. Данная настройка позволяет предопределить тип РКК, документопоток и формы регистрации/редактирования, которые будут использоваться во время регистрации документов одного типа.

 

Рисунок 2. Добавление форм для РКК

Рисунок 3. Определение типа РКК 

Рисунок 4. Документ с настроенными РКК

Для того чтобы можно было зарегистрировать документ в системе, должна быть настроена и опубликована номенклатура дел организации.

Номенклатура – это систематизированная структура для упорядочивания документов организации при их регистрации. Номенклатура определяет систему хранения документов в организации, содержит информацию о сроках хранения документов, о правилах формирования регистрационного номера документа и других настройках регистрации документов.

В системе ELMA может быть только одна номенклатура дел. В зависимости от установленных настроек, она создаётся на один календарный год или на неограниченное количество времени. Настройка номенклатуры производится в разделе Администрирование – Документооборот – Номенклатура.

Рисунок 5. Номенклатура дел организации

Необходимо добавить раздел Корреспонденция, в котором добавить дело для регистрации исходящих писем.

Рисунок 6. Создание дела: «Исходящие письма»

После создания дела Исходящие письма в карточке дела в разделе Типы документов необходимо добавить тип Исходящее письмо, после чего все исходящие письма можно будет регистрировать в данном деле. В случае если в Дизайнере ELMA не настроены соответствия РКК и документопотоков, то выбрать такой тип документа будет невозможно. При попытке добавления будет отображена ошибка.

 

Рисунок 7. Карточка дела «Исходящие письма»

Подробнее о создании номенклатуры см. в соответствующем разделе справки по системе. 

После того как настроены номенклатура дел и типы РКК, можно переходить к регистрации документов в системе.

Рассмотрим регистрацию документа на примере регистрации исходящего письма.

  1. Регистрация существующего в системе документа.

Для того чтобы зарегистрировать документ, который находится в системе, необходимо в карточке документа на панели инструментов нажать кнопку Действия и выбрать пункт Регистрация.

Рисунок 8. Карточка документа

После этого откроется задача регистрации документа. В результате регистрации документ будет зарегистрирован в системе, документу будет присвоен регистрационный номер.

 

Рисунок 9. Регистрация документа в системе

     2. Регистрация нового документа.

В верхнем меню главной страницы находится кнопка Регистрация документа, нажав на которую также можно зарегистрировать документ.

Рисунок 10. Регистрация документа в верхнем меню главное страницы.

После нажатия на кнопку Регистрировать документ будет открыто окно для выбора варианта регистрации документа из последних использованных или из любых доступных вариантов регистрации.

 

Рисунок 11. Диалоговое окно выбора варианта регистрации

В том случае, если нажать на кнопку Регистрация произвольного документа системой будет предложено выбрать тип регистрируемого документа. В выпадающем списке необходимо выбрать Исходящее письмо, в результате чего отобразиться место регистрации, документопоток и дело данного типа документа.

Рисунок 12. Тип регистрируемого документа

Страница создания и регистрации документа состоит из вкладок: Общие и Номенклатура.

На вкладке Общие отображен предполагаемый Регистрационный номер, Дата регистрации – по умолчанию устанавливается текущая дата и время.

Для завершения регистрации необходимо нажать на кнопку верхнего меню Регистрация.

Рисунок 13. Регистрация и создание документа

Рисунок 14. Вкладка номенклатура страницы регистрации документа

После регистрации появится окно для выбора дальнейшего действия с документом.

Рисунок 15. Выбор дальнейшего действия с документом после регистрации в системе

    3. Регистрация документа в процессе

Использование блока Регистрация документа в бизнес-процессе подробно рассмотрено в соответствующей статье справки по системе.