Регистрация документа за 5 минут

1.      Создание типа документа

Перед тем как начать регистрацию документов в системе, необходимо создать типы документов, которые затем будут регистрироваться. Подробнее о создании типов документов можно прочесть в статье Создание документа.

2.      Создание номенклатуры дел

Номенклатура – это систематизированный перечень, определяющий порядок распределения документов в дела, а также сроки их хранения.

Для регистрации документов в системе необходимо создать номенклатуру дел в разделе Администрирование – Документооборот – Номенклатура. (рис.1)

 

Зайдя в подраздел Номенклатура, для начала необходимо создать место регистрации – самый крупный раздел номенклатуры, соответствующий подразделению предприятия, ведущему учет документов. Для создания места регистрации нужно нажать кнопку Добавить место. (рис.2)

В появившемся диалоговом окне вводим название места регистрации. Место регистрации также можно создать в подразделе Места регистрации. Если нужно выбрать из созданных в этом подразделе мест регистрации, то нужно указать опцию Существующее место регистрации. Если созданных мест нет, тогда просто вводится название, место регистрации будет создано. (рис. 3)

После того как создано место регистрации можно создать раздел дел, либо сразу перейти к созданию дела. Раздел – это папка, помогающая упорядочить дела в номенклатуре, носит чисто организационный характер. Например, создадим раздел Письма для хранения дел Входящие письма, Исходящие письма. Для этого нажимаем кнопку Добавить раздел.

Теперь нужно создать дело. Дело – это подборка документов, объединенных по определенному признаку и хранящихся вместе.